لفصل الثاني : السكرتير ، واجباته وحقوقه

الفصل الثاني : السكرتير ، واجباته وحقوقه


ويشتمل على اربعة ابواب رئيسية وهي :


1- الحاجات الذاتية للسكرتير


2- القدرات الخاصة بالسكرتير


3- احتياجات العمل


4- مجالات السكرتارية




اولا : الحاجات الذاتية للسكرتير


الحاجاتُ الماديةُ


تأتي في قاعدةِ منظومةِ الحاجاتِ الذاتيةِ للسكرتيرِ، وتتمثلُ هذه الحاجاتُ في الجوعِ والعطشِ، فإذا لم يشبعِ السكرتيرُ حاجتَهُ من الطعامِ والشرابِ فكيفَ يمكنُ أن يفكرَ في إتمامِ الطباعةِ على الآلةِ مثلاً أو التعامل مع عملاءِ المؤسسةِ، أيْ أنَّ هناك علاقةً بين إشباعِ حاجاتِهِ الذاتيةِ وحاجاتِ الأعمالِ (أو إتمامِ العملِ بالكيفيةِ المطلوبةِ).


الحاجةُ إلى الشعورِ بالأمانِ


وتأتي في المرتبةِ الثانيةِ، فالشعورُ بالأمانِ مطلبُ كلِّ فردٍ سواء في مجتمعِهِ أو في مجالِ عملِهِ، فالمجتمعُ من خلال أجهزتِهِ الحكوميةِ يقومُ بتوفيرِ الأمانِ للأشخاصِ، كذلك فإن الشركاتِ تعملُ على أن يشعرَ الفردُ بالأمانِ في عملِهِ من خلال نظمِ الإحالةِ إلى المعاشِ أو نظمِ الإجازاتِ أو الحوافزِ المعمولِ بها في المؤسسةِ أو الشركةِ كذلك نظمِ التعيينِ والترقي. أضفْ إلى ذلك أن الفردَ يريدُ في داخلهِ أن يشعرَ بالأمانِ في تعاملهِ مع الأفرادِ الآخرِينَ بالمؤسسةِ.


الحاجاتُ الاجتماعيةُ

تتمثلُ الحاجاتُ الاجتماعيةُ في شعورِنا كأفرادٍ بأنّنا مقبولون من الآخرِين وأن الآخرين ينظرُون إلينا بالقدرِ نفسِهِ الذي ننظرُ لهم به ويشعرُوننا بأهميتِنا، أمّا في مجالِ الأعمالِ فإن الشركات قد أظهرتِ اهتمامَها بهذه الناحيةِ تجاهَ الأفرادِ الذين يعملُون بها من خلال التسهيلاتِ والمزايا التي تمنحُها لهم أو فتراتِ الراحةِ التي تخصصُها خلالَ يومِ العملِ أو الأسلوبِ الذي تتبعه في تنظيمِ العملِ المكتبي؛ مما يساعدُ على خلقِ جوٍّ من الألفةِ والانسجامِ بين أفرادِ المكتبِ.


الحاجةُ إلى الشعورِ بالتقديرِ

وتتمثلُ في التقديرِ الذي يحصلُ عليه الفردُ من الآخرين عندَ التعبيرِ عن آرائِهِ أو عند تقديمِ مقترحاتٍ حولَ موضوعٍ مُعينٍ، أيِ الاهتمام الذي يوليه الأفرادُ بعضهم بعضًا، أما بالنسبةِ للأعمالِ فقد أدركتِ الشركاتُ أهميةَ هذا العنصرِ بالنسبةِ للأفرادِ فنجدُ المكاتبَ تتصدرُها أسماءُ ووظائفُ أصحابِها وكذلكَ أفرادُ غرفٍ خاصّةٍ للمديرينَ ورؤساء الأقسامِ وما شابهَ ذلك من أمورٍ.


الحاجةُ إلى تحقيقِ الذاتِ

وتأتي في المستوى الأعلى من الحاجاتِ؛ حيثُ تتمثلُ في كفاحِ الأفرادِ من أجلِ الوصولِ إلى أرقى المستوياتِ المهنيةِ من خلال مهاراتِهِم وتوسيعِ مداركِهِم والعملِ على مواكبةِ التكنولوجيا الحديثةِ. وهذا العنصرُ يختلفُ من فردٍ لآخرَ حسبَ الإمكاناتِ والاستعدادِ الشخصِيّ.



ثانيا - القدراتُ الخاصّةُ بالسكرتيرِ :


القدراتُ الخاصّةُ بالسكرتيرِ

السكرتيرُ الناجحُ هو الذي يستطيعُ أن يعملَ في أيِّ مكانٍ سواء كان هذا المكانُ شركةً كبيرةً أو شركةً صغيرةً أو حتى مكتبًا خاصًّا، وأيًّا كان شكلُ المكتبِ أو الشركةِ التي يعملُ بها السكرتيرُ؛ فإن هناك قدراتٍ خاصةً يجبُ أن يتقنَها السكرتيرُ حتى يستطيعَ القيامَ بواجباتِهِ على أكملِ وجهٍ.


القدرةُ على استخدامِ اللغةِ الإنجليزيةِ


كلُّنا يعلمُ مدَى أهميةِ اللغةِ الإنجليزيةِ في الوقتِ الحاضرِ في التعاملِ مع الآخرين وخاصةً مع الأجانبِ، كما أن كثيرًا من أعمالِ ومراسلاتِ الشركاتِ تتمُّ باللغةِ الإنجليزيةِ؛ لذلك فإنَّ تعلُّمَ وإدراكَ اللغةِ الإنجليزيةِ له أهميةٌ كبيرةٌ في نجاحِ السكرتيرِ في تأديةِ واجباتِهِ.


القدرةُ على التحدّثِ بلباقةٍ وكذلك الكتابةِ العربيةِ الصحيحةِ


إذا كان السكرتيرُ لا يعرفُ كيفَ يكتبُ لغةً عربيةً صحيحةً؛ فإن كثيرًا من عملِهِ - خاصةً إذا ما أملى عليه المديرُ رسالةً ما لإعادةِ كتابتِها - سيكونُ غيرَ مكتملٍ؛ وبالتالي يظهرُ وكأنَّهُ عاجزٌ عن استدراكِ متطلباتِ عملِهِ، وكما أن إتقانَهُ لأسلوبِ التحدُّثِ اللبقِ يسهلُ من مهمتِهِ في أدائِهِ لعملِهِ فهو واجهةُ المؤسسةِ، وعملاءُ المؤسسةِ يتعاملون مع السكرتيرِ في أيِّ مكتبٍ في معظمِ الأحوالِ، فيجبُ على السكرتيرِ أن يحسنَ التحدثَ واختيارَ الكلماتِ حتى يتمكنَ من إنجازِ عملِهِ بالكيفيةِ التي يرضاهَا لنفسِهِ وترضي رؤساءَهُ.


القدرةُ على القيامِ بالعملياتِ الحسابيةِ


ويقصدُ بالعملياتِ الحسابيةِ الجمعُ والطرحُ والقسمةُ والضربُ واستخدامُ النسبِ المئويةِ وحسابُ النسبِ إلى آخرِ العملياتِ الحسابيةِ التي يجبُ أن يعلمَها كلُّ فردٍ ويستخدمَها في حياتِهِ اليوميةِ، فإذا لم يكنِ السكرتيرُ قادرًا على القيامِ بهذهِ العملياتِ التي غالبًا ما يحتاجُ إليها في أعمالِهِ المكتبيةِ فإنه لن يستطيعَ القيامَ بواجباتِهِ كاملةً.


القدرةُ على معالجةِ الأمورِ بدقةٍ وبسرعةٍ


الدقةُ عنصرٌ هامٌّ من عناصرِ النجاحِ، والشخصُ الدقيقُ ناجحٌ، وتتزامنُ الدقةُ والسرعةُ فتعطي انطباعًا عن شخصٍ مميزٍ؛ فهو دقيقٌ لا يُغفلُ حتى أصغر الأشياءِ ويهتمُّ بكلِّ شيءٍ في الوقتِ نفسِهِ يُنهي ويؤدِّي عملَهُ بسرعةٍ؛ فيوفّرُ جهدَهُ ووقتَهُ ويضعُ نفسَهُ في الصفِّ الأولِ من المتميزينَ، وكذلك الحال بالنسبةِ للسكرتيرِ: الدقة والسرعة أدوات نجاحه في أدائهِ لعملهِ.


القدرةُ على اتخاذِ القراراتِ ومعالجةِ المواقفِ الطارئةِ

ما هو شعورُ المديرِ عندمَا يعلمُ أن سكرتيرَهُ قدِ استطاعَ إنجازَ مهمةٍ ما أثناءَ غيابِهِ باتخاذِهِ للقرارِ المناسبِ؟ بالطبعِ سيكونُ سعيدًا وسيسمحُ له بأن يشاركَ بنصيبٍ أكبر في المراتِ التاليةِ في المواقفِ المشابهةِ، أيْ أنَّ الأمرَ انطوى على تقديرٍ لنجاحِ السكرتيرِ في اتخاذِ قرارٍ سليمٍ ومناسبٍ، فهل هذا يمثلُ جزءًا من نجاحِ السكرتيرِ في عملِهِ؟ كذلك قدرة السكرتيرِ على معالجةِ المواقفِ الصعبةِ أو الطارئةِ وهذا أمرٌ يحتاجُ إلى قدراتٍ خاصّةٍ، وبعد نظرٍ ومستوى عالٍ من الدبلوماسيةِ حتى ينجحَ السكرتيرُ في معالجةِ مثلِ هذه المواقفِ.



ثالثا - احتياجاتُ العملِ :



متطلباتُ الأعمالِ

إنَّ وظيفةَ السكرتيرِ تختلفُ في طبيعتِها عنِ الوظائفِ التي يشغلُها موظفون عاديون بالمؤسسةِ من حيثُ إنها وظيفةٌ غيرُ نمطيةٍ، مهاريةٌ لا يمكنُ أن يؤديها الفردُ العادي، فهي تحتاجُ إلى العنصرِ البشريِّ الماهرِ والذكي والمدربِ المحبِّ لمجالِ العملِ في السكرتاريةِ المتفهمِ للدورِ الحقيقي الذي يقومُ به من أجلِ تسييرِ ونجاحِ أعمالِ المؤسسةِ. وكما أنَّ للسكرتيرِ كيانهُ الخاصّ واحتياجاته الذي يعملُ على إشباعِها، فإن للمؤسسةِ التي يعملُ بها كذلك احتياجاتٌ تريدُ تحقيقهَا، وتتمثلُ هذه الاحتياجاتُ في:
1- إنتاجِ منتجٍ معينٍ أو تقديمِ خدمةٍ.
2- الحصولِ على ربحٍ منَ المنتجِ أو الخدمةِ.
3- النموِّ والتوسعِ والازدهارِ.


التوفيقُ بينَ المتطلباتِ


إنَّ الأفرادَ الذين يعملُونَ في المؤسسةِ يجبُ أن يدركُوا احتياجاتِ المؤسسةِ وكيفية تحقيقِها حتى يتسنى للمؤسسةِ أن تكافئَ هؤلاءِ الأفراد بالطريقةِ التي تتبعُها حتى يمكنَ للأفرادِ أن يشبعوا احتياجاتهم، أيْ في جميعِ الأحوالِ التوفيق بينَ احتياجاتِ المؤسساتِ والاحتياجاتِ الذاتيةِ للأفرادِ العاملينَ بها. أما إذا لم تستطعِ المؤسساتُ إرضاءَ موظفيها عن طريقِ إعطاءِ مرتبٍ مناسبٍ أو بدلاتٍ أو تسهيلاتٍ أخرى أو توفيرِ ظروفِ عملٍ مناسبةٍ، فلن يستطيعَ الأفرادُ من جانبِهِم إشباعَ حاجاتِهم؛ وبالتالي لن يستطيعوا أن يبذلُوا من أنفسِهم في عملِهم، ولن تحصلَ المؤسسةُ على المجهودِ المتوقعِ منهم، وهنا يحدثُ الاختلافُ بين احتياجاتِ المؤسسةِ واحتياجاتِ الأفرادِ.


خصائصُ السكرتاريةِ والدورُ الفعّالُ فِي أداءِ الأعمالِ

حتى زمنٍ قريبٍ كانَ المجتمعُ ينظرُ إلى وظيفةِ السكرتاريةِ نظرةً خاطئةً، لكن في دنيا الأعمالِ اليومِ ومع التطورِ المتزايدِ والحاجةِ إلى الاعتمادِ على أفرادٍ أكفاء لإنجازِ الأعمالِ المكتبيةِ، تطورتِ النظرةُ إلى وظيفةِ السكرتاريةِ وتبدلتِ بحيثُ أصبحَ لا غنى عنِ السكرتيرِ في أيِّ مكتب اليوم، وكذلكَ لإيمانِ المؤسساتِ والمديرين بالدورِ الفعّالِ والحيويّ الذي يمكنُ أن يقومَ بهِ السكرتيرُ في إنجازِ الأعمالِ بالمؤسسةِ بالإضافةِ إلى قدرةِ السكرتيرِ نفسِهِ على إقناعِ مَن حوله (من مديرين، ورؤساء، وعناصرَ خارجيةٍ)، بأهميةِ الدورِ الذي يقومُ به بالنسبةِ للمؤسسةِ التي يعملُ بها من خلال الدرايةِ والمعرفةِ والمهاراتِ التي يمتلكها وكذلك حسن الأداءِ والتصرفِ والإقناعِ والشخصية المتميزة.



رابعا - مجالاتُ السكرتاريةِ :



السكرتاريةُ العامّةُ

في جميعِ المؤسساتِ الكبيرةِ والصغيرةِ نجدُ إدارةً للسكرتاريةِ، ويختلفُ حجمُ هذه الإدارةِ بحسب حجمِ المؤسسةِ والنشاطِ الذي تمارسهُ، ولكن عادةً ما توجدُ هناكَ أنشطةٌ رئيسيةٌ تقومُ بها السكرتاريةُ والأفرادُ العاملُون بها كعملياتِ الحفظِ وعملياتِ معالجةِ البريدِ وإدارةِ الاجتماعاتِ الخاصةِ بالإدارةِ، والتنسيقِ المكتبي، كذلك قد توجدُ وحدةُ استعلاماتِ وإعدادِ التقاريرِ والمراسلاتِ وغيرها منَ الأعمالِ.



السكرتاريةُ الخاصّةُ

وهي أفرادٌ يقومُونَ بجميعِ وظائفِ وأعمالِ السكرتاريةِ بالنسبةِ لمديرٍ أو مسئولٍ في إدارةٍ من إداراتِ المؤسسةِ، أيْ أنّها لا تحتلفُ في وظائفِها كثيرًا عنِ السكرتاريةِ العامّةِ، ولكن مع مزيدٍ منَ التركيزِ على العملِ مع واحدٍ أو أكثر من المديرين أو المسئولين في إحدى الإداراتِ.


السكرتاريةُ الشخصيَّةُ

هذا النوعُ من العملِ يقومُ به سكرتيرٌ لديه القدرة على العملِ عن قربٍ مع أحدِ رجالِ الأعمالِ أو أحدِ الأشخاصِ ذي الثقلِ المهنيِّ، حيثُ يقومُ بمساعدتِهِم في تسييرِ أمورِهم وتصريفِ شئونِهِم الشخصيةِ وأمورِ العملِ على حدٍّ سواء، ويتطلبُ هذا العملُ من السكرتيرِ أن يتوافقَ جدولُهُ مع جدولِ الشخصِ الذي يعملُ معه كما أنه قد يتطلبُ منه العمل في أوقاتٍ مختلفةٍ ليست لها صفة الانتظامِ، وكذلك قد يطلبُ منه بمفردِهِ في مهامٍّ خاصةٍ لإنجازِ العملِ.


السكرتاريةُ المتخصصةُ

هذا النوعُ من أنواعِ السكرتاريةِ يتطلبُ خبرةً كبيرةً في مجالِ العملِ الذي يقومُ به السكرتيرُ فتتخصصُ فيه وتتقنهُ بدرجةٍ كبيرةٍ، ولنعطي مثالاً على ذلك: السكرتاريةُ الطبيةُ: يجبُ على السكرتيرِ الذي يقومُ بهذا العملِ أن يلمَّ بأقسامِ المستشفَى أو العيادةِ وأن يكونَ على درايةٍ بالمصطلحاتِ الطبيةِ البسيطةِ، كذلك أن يعرفَ جيدًا كيفيةَ استخدامِ النماذجِ الطبيةِ المتوافرةِ لدى المستشفى، وهو لا يتسنى له ذلك إلا من خلال العملِ لفترةٍ طويلةٍ بالمستشفى وفي الأقسامِ المختلفةِ فيكتسبَ الخبرةَ اللازمةَ بالإضافةِ إلى ضرورةِ حصولِه على قدرٍ من التعليمِ أو التدريبِ في المجالِ نفسِهِ يساعدهُ على إنجازِ العملِ والتخصصِ فيه بصورةٍ كبيرةٍ. وما ينطبقُ من القولِ على السكرتاريةِ الطبيةِ ينطبقُ على باقي أنواعِ السكرتاريةِ المتخصصةِ.