الفصل الثالث - دور السكرتير التنفيذي :

الفصل الثالث - دور السكرتير التنفيذي :

ويتكون الفصل الثالث من اربعة ابواب رئيسية هي :

1- دور السكرتير في معاونة رئيسه

2- الاتصال بالزائرين

3- مقابلات الرئيس او المدير

4-لقاءات مفاجئة للرئيس او المدير


اولا - دور السكرتير في معاونة رئيسه :


تخطيطُ العملِ


قبلَ أن يبدأَ السكرتيرُ عملَهُ اليومي، لا بد من وضعِ الخطوطِ الرئيسيةِ للأعمالِ التي سيقومُ حتى تدبيرَهُ للأمورِ حكيمًا؛ فيقومُ بتجهيزِ بنودِ كشفِ الارتباطاتِ اليومي الخاصِّ برئيسِهِ، ويعدّ المستنداتِ اللازمةَ لكلِّ بندٍ من بنودِ ذلك الكشفِ، حتى إذا ما طلبها الرئيسُ أو المديرُ تكونُ جاهزةً دونَ إضاعةٍ للوقتِ.


المفكرةُ أو جدولُ الأعمالِ


عبارةٌ عن برنامجٍ لتفاصيلِ الموضوعاتِ التي ستطرحُ للمناقشةِ في اجتماعٍ قادمٍ، وذلك حسبَ الترتيبِ الذي توضعُ به مفرداتُ هذه الموضوعات. وترسلُ المفكرةُ - مع خطابٍ مرفقٍ - إلى كُلِّ أعضاءِ اللجنةِ التي ستجتمعُ لإبلاغِهم بمفرداتِها وفي وقتٍ مناسبٍ، فيصبحُ في مقدورِهِم أن يفحصُوها بعنايةٍ قبلَ الاجتماعِ بوقتٍ كافٍ، والمدةُ التي يتمُّ فيها إبلاغُ الأعضاءِ ببنودِ جدولِ الأعمالِ تحددُها كلُّ منشأةٍ حسبَ ظروفِها، وهي تتراوحُ ما بين سبعةِ أيامٍ إلى أربعةَ عشرَ يومًا في المعتادِ.


مسئوليةُ إعدادِ المفكرةِ
تنحصرُ مسئوليةُ إعدادِ المفكرةِ بيْنَ:

1- السكرتيرِ عنِ الأمورِ الروتينيَّةِ.
2- الرئيسِ أو المديرِ بالنسبةِ للأمورِ التي تتطلبُ اهتمامًا خاصًّا. وفيما يختصُّ بجدولِ الأعمالِ الخاصِّ بالرئيسِ فيجبُ أن يوضعَ فِي مجلدٍ، وذلكَ للأسبابِ الآتيةِ:
1- احتفاظُ الرئيسِ أو المديرِ بصورةٍ من جدولِ أعمالِهِ في دفترٍ أو مجلدٍ يجعلُ من السهلِ معرفةُ أيةِ تفصيلاتٍ بخصوصِ أيِّ بندٍ من بنودِ جدولِ الأعمالِ.
2- إنَّ ملاحظاتِ الرئيسِ أو المديرِ في مفكرتِهِ تجعلُ منَ السهلِ حسم الأمورِ التي يُثارُ فيها أيُّ خلافٍ.


إعدادُ كشفِ الارتباطِ اليومِيّ


يقومُ السكرتيرُ بتدوينِ الارتباطاتِ التي سيلتزمُ بها رئيسُهُ في المفكرةِ الخاصّةِ به كما يقومُ بتدوينِها في مفكرتِهِ هو؛ وذلكَ لأنَّهُ لن يكونَ متيقنًا من تدوينِ كُلّ ارتباطٍ أو ميعادٍ سبقَ ترتيبُهُ، كما ينبغي تدوينُ العملِ المفروض إنجازُهُ في مناسباتٍ مقبلةٍ. ويجبُ على السكرتيرِ أن يراعي عند التدوينِ في هاتين المفكرتيْن ما يلي:
1- تثبيتُ المواعيدِ المؤقتةِ أولاً بالقلمِ الرّصاصِ ثم تحبرُ، وإذا ما كانتِ المواعيدُ مؤكدةً فتثبت منذُ اللحظةِ الأولَى بالحبرِ.
2- يُبيّنُ المعيادُ واسمُ صاحبِ الاتصالِ والمكانُ وأيةُ معلوماتٍ أخرى مختصرة وسهلة الاستيعابِ في الوقتِ نفسِهِ.
3- تثبيتُ الموضوعاتِ الروتينيةِ التي يفضلُ رئيسُهُ معالجتَهَا في أوقاتٍ معينةٍ منَ اليومِ.
4- يجبُ أن يكونَ هناك وقتٌ كافٍ بين المواعيدِ مع الأخذِ في الاعتبارِ أنها قد تمتدُّ.



تثبيتُ المواعيدِ فِي الترتيبِ الصحيحِ


بالنسبةِ للارتباطاتِ الاجتماعيةِ فيدوّنُ ميعادُ الحفلِ - منَ السابعةِ والنصفِ إلى الثامنةِ - بالإضافةِ إلى أيةِ معلوماتٍ أخرى بالنسبةِ للملابس. وعندَ ترتيبِ المواعيدِ الاجتماعيةِ سواء بالليلِ أو النهارِ، والتي تشملُ زوجةَ الرئيسِ، يجبُ التأكدُ من أنَّ كلَّ ميعادٍ مناسبٍ لها قبلَ الموافقةِ بالنيابةِ عنها. وكذلك تثبتُ المواعيدُ في الترتيبِ الصحيحِ لحدوثِها كلّ يومٍ. وبما أنَّ الكثيرَ منَ المواعيدِ يتمُّ تحديدُها تليفونيًّا فعلى السكرتيرِ تعزيزها برسالةٍ يحتفظُ بصورةٍ منها. ويقومُ بمراجعةٍ دقيقةٍ لكلِّ بندٍ ليتأكدَ من أنَّ كلَّ النقاطِ قد عولجتْ وأنَّ كلَّ المواعيدِ قدِ التزمَ بها.



الإعدادُ للسفرِ فِي الداخلِ والخارجِ


إنَّ أهمَّ ما يؤديهِ السكرتيرُ من خدماتٍ لرئيسِهِ هو الإعدادُ لسفرياتِهِ - لصالحِ العملِ - سواء في داخل الدولةِ أو خارجهَا وتتلخصُ خطواتُ الإعدادِ للسفرِ فيما يلي:
1- الاستعلامُ من رئيسِهِ عن وسيلةِ السفرِ التي يفضلُها، هل بالقطارِ أو بالطائرةِ أو بالباخرةِ أو بالسيارةِ الخاصّةِ، وكذلك عن وسيلةِ الراحةِ التي يرغبُ في التمتعِ بها خلالَ الرحلةِ من تكييفِ هواءٍ، وطعامٍ، ونومٍ.
2- الاستفسارُ عنِ الموعدِ الذي يرغبُ رئيسُهُ السفر فيه صباحًا أو ظهرًا أو مساءً، وكذلك موعد العودةِ.



حجزُ الفندقِ


الاتصالُ بالفندقِ الذي يفضلهُ الرئيسُ في الجهةِ المسافرِ إليها لحجزِ مكانِ المبيتِ إذا كان السفرُ يستدعي المبيتَ، وإذا لم يكنْ للرئيسِ فندقٌ معينٌ فيمكنُ بالرجوعِ إلى دليلِ السياحةِ والذي توجدُ به أسماءُ الفنادقِ ومنه يمكنُ المفاضلةُ بين الفنادقِ المختلفةِ واختيارُ أنسبِها. وإذا تَمّ حجزُ غرفةٍ في فندقٍ ما، يجبُ على السكرتيرِ أن يبلغَ الفندقَ عنِ اسمِ الرئيسِ ووظيفتِهِ وموعدِ وصولِهِ والوقتِ المحتملِ لرحليهِ ونوعِ الخدمةِ المطلوبةِ كما يحاولُ السكرتيرُ الحصولَ على موافقةِ الفندقِ كتابةً ويرفقُ بالأوراقِ التي يأخذُها الرئيسُ منهُ.



تنظيمُ برنامجِ السفرِ


جمعُ وإعدادُ المعلوماتِ والبياناتِ والأوراقِ والمستنداتِ الخاصةِ بالعملِ والتي قد يحتاجُ إليها في المهمةِ المسافر من أجلِها وعلى السكرتيرِ أن يضعَ هذه الأوراقَ والمستنداتِ في ملفٍّ خاصٍّ، كما يقدّمُ للرئيسِ قائمةً بأسماءِ الأشخاصِ أو الهيئاتِ التي سيقومُ بالاتصالِ بها من خلال الرحلةِ، وعمّا إذا كانَ قد تقابلَ مع أيٍّ من هؤلاءِ الأشخاص سابقًا وظروف مقابلة كل منهم، ويمكنُ للسكرتيرِ أن يرجعَ في ذلك إلى أجندةِ مكتبِهِ.



إعدادُ الأدواتِ المكتبيةِ


وعلى السكرتيرِ أن يعدَّ بجانبِ ما تقدّمَ جميعَ الأدواتِ الكتابيةِ وغيرَهَا كالأقلامِ وأوراقِ الكتابةِ ومظاريفَ في أحجامٍ مختلفةٍ ودفترِ طوابعَ وكلبساتٍ ودبابيسَ ومسطرةٍ وممحاةٍ ودليلِ الطيرانِ أو السككِ الحديديةِ وغير ذلك. ويجبُ إعدادُ بيانٍ بخطِّ سيرِ الرحلةِ، ويتضمنُ هذا البيانُ ابتداءً من ساعةِ السفرِ، والطريقِ الذي سيسلكهُ في ساعةِ الوصولِ، والفنادقِ التي سينزلِ بها خلالَ الرحلةِ وذلك حتى وقتِ العودةِ. وكذلك جدول الزيارات والمواعيد المرتبط بها الرئيسُ أو المديرُ مبينًا فيه أسماءُ أماكنِ الزيارةِ وتاريخُ ووقتُ الزيارةِ ببطاقةِ المواعيدِ.


السفرُ إلى الخارجِ


في حالةِ السفرِ إلى الخارجِ، يضافُ إلى ما تقدّمَ الخطواتُ التاليةُ:
1- شراءُ تذاكرِ السفرِ المطلوبةِ (جوًّا أو بحرًّا).
2- إعدادُ الترتيباتِ الماليةِ للرحلةِ، وهذه تختلفُ باختلافِ الرحلةِ والمدةِ التي سيقضيها الرئيسُ أو المديرُ فيها وإذا كانَ المديرُ مسافرًا للخارجِ فيمكنه الحصول على النقودِ اللازمةِ بإحدى الطرقِ الآتيةِ:
1- شيكاتُ أرصدةٍ دائنةٍ: وهي على شكلِ بطاقاتٍ تمثلُ أرصدةً لدى الفنادقِ التي ينزلُ بها.
2- شيكاتٌ سياحيةٌ: وهي كثيرةُ الاستعمالِ في السفرِ للخارجِ، وعبارةٌ عن مبالغَ دائريةٍ، وتصدرها البنوكُ الكبرى والفنادقُ التي يسمحُ لها بتبادلِ النقدِ.
3- خطاباتُ الاعتمادِ: وتصدرُها البنوكُ وتوجهُها إلى مُراسليها أو فروعِها بالخارجِ؛ ليضعوا تحتَ تصرفِ حاملِ الخطابِ مبلغًا منَ المالِ. ويجبُ أيضًا إعدادُ الأمتعةِ في الحدودِ المصرحِ بها دونَ أجرٍ، وكذلك القيود والأحجام الخاصة بالأمتعةِ بها، ويمكنُ الحصولُ على هذه المعلوماتِ من جدولِ المواعيدِ الذي تصدرَهُ شركةُ الطيرانِ والملاحةُ البحريةُ.



ثانيا - الاتصالُ بالزائرِين :



أهميةُ الاتصالِ ودورُ السكرتيرِ في تسهيلِهِ وتنظيمِهِ


لا يسمحُ وقتُ المديرِ عادةً بمقابلةِ جميعِ الزائرينَ، فضلاً عن أنّه إذا قامَ بمقابلتِهم جميعًا فقدْ يتسببُ ذلك في تضييعِ وقتِهِ الثمينِ في مقابلاتٍ لا فائدةَ منها، وكان من الممكنِ أن يوجهَ الزائرُ إلى مقابلةِ مسئولٍ آخرَ يقعُ في اختصاصِهِ الغرضُ من الزيارةِ. ومن ثَمَّ كان على السكرتيرِ أن يتولَّى تنظيمَ المقابلاتِ، فلا يشغل وقتَ رئيسِهِ إلا بالضروري منها، إذ يقومُ بتوجيهِ الزائرين إلى جهاتِ الاختصاصِ أو معاونتِهم في إنجازِ مصالحِهِم إذا كان مستطاعًا، وبذلك يعتبرُ البعضُ السكرتيرَ «همزةَ الوصلِ» بين المديرِ والراغبين في زيارتِهِ.


السياساتُ التي يجبُ أن ينتهجَها السكرتيرُ


عادةً ما توضعُ للسكرتيرِ سياساتٌ يجبُ مراعاتُهَا في تنظيمِ مقابلاتِ المديرِ لزوارِهِ منها:
1- أن تكونَ الزياراتُ بمواعيد محددةٍ مقدمًا.
2- لا ينبغي تحتَ أيةِ ظروفٍ السماحُ بدخولِ الزائرِ إلى مكتبِ المديرِ قبلَ إبلاغِهِ.
3- على السكرتيرِ أن يستقبلَ كلَّ زائرٍ قبلَ السماحِ لَهُ بالدخولِ على رئيسِهِ.
4- يقومُ بتسجيلِ بياناتٍ عن كلِّ زائرٍ في «بطاقةِ الزيارةِ» أو «سجلِ أسماءِ الزائرين» حتى يمكنَ ترتيبُ الوقتِ المناسبِ لَهُ.
5- إعدادُ سجلٍ للمديرِ عن مواعيدِ المقابلاتِ والاجتماعاتِ التي سيقومُ بالارتباطِ بِها إما في أجندةٍ مكتبيةٍ أو في كشوفٍ خاصّةٍ يوضحُ فيها: اسمُ الزائرِ أو مَن سيزوره الرئيسُ، ووظيفتُهُ أو عملُهُ أو عنوانُهُ، وتاريخُ ووقتُ الزيارةِ ومدتُها.


العنايةُ باستقبالِ الضيوفِ


على السكرتيرِ أن يقومَ في بدايةِ كُلِّ يومٍ بتقديمِ «السجلِ اليومِي للارتباطاتِ إلى المديرِ» على أن يجهزَ المستنداتِ والبياناتِ التي قد يحتاجُ إليها مديرُهُ أثناءَ المقابلةِ فيرفقها بكشفِ المواعيدِ أو يتولّى تقديمَها لمديرِهِ في بدايةِ كلِّ مقابلةٍ. ويجبُ عليه العنايةَ أيضًا بمكتبِهِ لاستقبالِ الضيوفِ في أيِّ وقتٍ.


ثالثا - مقابلاتُ الرئيسِ أوِ المديرِ :


تحديدُ موعدِ المقابلةِ


وهو يتمُّ إما بحضورِ الشخصِ الراغبِ في الزيارةِ إلى مكتبِ المديرِ؛ ليحددَ الميعادَ بنفسِهِ أو يتصلَ بالتليفونِ سواء شخصيًّا أو عن طريقِ سكرتيرٍ.


حضورُ الزائرِ


عند حضورِ الزائرِ في الموعدِ المحددِ له، يجبُ على السكرتيرِ إتمامُ المقابلةِ فورًا ما دامَ المديرُ على استعدادٍ لمقابلتِهِ، وإلا طلب منه بلباقةٍ الانتظارَ لبعضِ الوقتِ، ويقومُ السكرتيرُ باصطحابِهِ إلى حجرةِ الاستقبالِ لحينِ استطاعةِ الرئيسِ مقابلته.


مقابلةُ الزائرِ


إذا وافقَ المديرُ على الزيارةِ، يقومُ السكرتيرُ بتقديمِ الزائرِ إليه، وتزويده بالبياناتِ والمستنداتِ التي قد يحتاجُ إليها أثناءَ الزيارةِ علاوةً على ما قد يطلبهُ من بياناتٍ أثناءَ الزيارةِ.






الاعتذارُ عَنِ المقابلةِ

قد يعتذرُ المديرُ عن مقابلةِ الزائرِ ذي الميعادِ المحددِ سابقًا، وذلك لعذرٍ طارئٍ، فعلى السكرتيرِ أن يعتذرَ له بلباقةٍ وأن يتولّى تعليلَ هذا التصرفِ تعليلاً مقنعًا ومهذبًا بحيثُ لا يسيء إليه، أما إذا كان هناك متسعًا من الوقتِ فيقومُ بتقديمِ الاعتذارِ عن المقابلةِ تليفونيًّا أو كتابةً مع اقتراحِ موعدٍ جديدٍ.


رابعا - لقاءاتٌ مفاجئةٌ للرئيسِ أوِ المديرِ :


زائرٌ بغيرِ ميعادٍ سابقٍ


يقومُ السكرتيرُ بالاستفسارِ منه عن سببِ الزيارةِ، فإذا كان أمرًا عاجلاً لا يحتملُ التأخيرَ قامَ بعرضِ الموضوعِ على رئيسِهِ فإذا وافقَ سمحَ له بالدخولِ، أما إذا لم يتسمْ سببُ الزيارةِ بصفةِ الاستعجالِ يمكنُ إفهامُهُ بلباقةٍ أنَّ المديرَ مرتبطٌ بمواعيدَ من قبلُ وأنه لا مانعَ من أن يقومَ السكرتيرُ بتحديدِ موعدٍ له يناسبَهُ، وقد يطلبُ منه كتابةً مذكرةً عن سببِ الزيارةِ.


زائرٌ صديقٌ أو قريبٌ للمدير


نظرًا لما تتسمُ به علاقةُ المديرِ بهذا النوعِ من الزوارِ بروابطَ اجتماعيةٍ قويةٍ كان من الواجبِ على السكرتيرِ أن يلتزمَ في التصرفِ معهم حسبَ ما قد اتفقَ مع رئيسِهِ من قبلُ من حيثُ السماح لهم بالمقابلةِ؛ لأنَّ أيَّ خطأٍ في معاملتِهِم قد يتسببُ عنه مشاكلُ لا داعي لها. ومن ثَم يجبُ أن تتميزَ تصرفاتُ السكرتيرِ معهم بمنتهَى الحكمةِ والسياسةِ.


زائرٌ غيرُ مرغوبٍ فيه

قد لا يرغبُ المديرُ في مقابلةِ بعضِ الزوارِ لأسبابٍ عديدةٍ منها: عدمُ رغبةِ المديرِ في إتمامِ المقابلةِ؛ لعدمِ حصولِهِ على ميعادٍ من ذي قبلُ، وازدحامِ مفكرتِهِ بارتباطاتٍ عديدةٍ، أو لعدمِ اختصاصِ الرئيسِ بمقابلةِ هذا الزائرِ. وبديهيٌّ فإنَّ معالجةَ السكرتيرِ لكلِّ موقفٍ يختلفُ باختلافِ ظروفِ كلِّ حالةٍ، ولكن على السكرتيرِ أن يقدّمَ للزائرِ غيرِ المرغوبِ فيه تعليلاً مقنعًا ومهذبًا، وفي كلِّ هذه المواقفِ تظهرُ لباقةُ السكرتيرِ وحسنُ تصرفِهِ.


زائرٌ منَ العاملينَ


إنَّ الغرضَ من محادثةِ هؤلاءِ العاملين لمقابلةِ المديرِ قد يكونُ لأسبابٍ تتعلقُ بالعملِ؛ ومن ثم فإذا تحققَ السكرتيرُ من أنَّ السببَ منَ الزيارةِ هو أحدُ الأمورِ التي تتعلقُ بالعملِ، وحرصًا على سرعةِ مقابلتِهِم للرئيسِ حتى لا ينجمُ عن تأخيرِ إتمامِ المقابلةِ خسائرُ للمنشأةِ فإنَّهُ يُخطرُ مديرَهُ بالموقفِ في الحينِ. ولكن إذا كان الراغبُ في الزيارةِ من العاملين الذين يعلونَ المديرَ في المركزِ أو يساوونَهُ؛ فعندئذٍ يعملُ السكرتيرُ على إتمامِ المقابلةِ فورًا حتى ولو كانتْ دونَ ميعادٍ سابقٍ.


الصحفيون


لا يختلف الصحفيون عن الزوارِ الآخرين فيما عدا أنَّ السكرتيرَ يجبُ أن يكونَ حذرًا في التخاطبِ معهم، فلا يصرحُ بشيءٍ للنشرِ قبلَ عرضِهِ على رئيسِهِ ويأخذُ الموافقةَ عليهِ إذ يدفعُ السبقُ الصحفي بعضَ الصحفيين إلى التسرعِ في إفشاءِ أخبارٍ لم يحنْ بعدُ وقتُ إذاعتِهَا؛ مِما قد يضرُّ بالمصلحةِ العامةِ بالطبعِ.


إنهاءُ الزياراتِ التي طالتْ عمّا هو محددٌ لها

قد تطولُ الزيارةُ لأحدِ ضيوفِ المديرِ عما هو مقررٌ لها إما لنسيانِ المديرِ المواعيد الأخرى، وإما لتمادي الزائرِ في مناقشاتٍ لا طائلَ منها؛ مما قد ينتجُ عنه تضاربٌ في المواعيدِ الأخرى، وهنا لا بُدّ أن يتدخلَ السكرتيرُ لإنهاءِ هذه الزيارةِ التي طالتْ مدتُها، وطبيعيٌّ أن معالجةَ كُلِّ حالةٍ تختلفُ حسبَ ظروفِ كلِّ زائرٍ، ولكن في كلِّ الحالاتِ يجبُ محاولةُ عدمِ إحراجِ الزائرِ وإظهارِ حسنِ نيةِ السكرتيرِ ويكونُ إنهاءُ الزيارةِ عن طريقِ مَا يلي:
1- الاتصالُ بمديرِهِ عن طريقِ الهاتفِ الفرعِيِّ وإخطارُهُ بانتهاءِ وقتِ الزيارةِ.
2- إدخالُ ورقةٍ إلى المديرِ (أو نموذجٍ مُعدٍّ لذلك) دونَ إبداءِ أيةِ إشارةٍ.
3- إخبارُ المديرِ أن هناك زائرًا آخرَ قد حانَ موعدُ زيارتِهِ ويستفسرُ منه عمّا إذا كانَ على استعدادٍ لمقابلتِهِ خشيةَ ألاّ يقبل الانتظارَ.
4- تلبيةُ نداءِ رئيسِهِ بطريقةٍ متفقٍ عليها كأن يدقَّ له الجرسَ مرتيْن ليتدخلَ لإنهاءِ المقابلةِ.


قطعُ الاجتماعاتِ

وذلكَ متى؟ وكيف؟ فإنّه منَ الضروري أن تدورَ الاجتماعاتُ في جوٍّ هادئٍ لا يقاطعهُ أحدٌ حتى تتوافرَ للأعضاءِ الظروفُ المناسبةُ للبحثِ والمناقشةِ، ولكن قد تضطرُّ الظروفُ السكرتيرَ إلى محاولةِ قطعِ هذه المناقشاتِ ليبلغَ مديرَ الاجتماعِ أو أحدَ الأعضاءِ رسالةٍ هامةٍ، ويمكنُ تلخيصُ الأحوالِ التي تقطعُ فيها الاجتماعاتُ فيما يلي:
1- إذَا كانتْ هناك شخصية أعلى مرتبة من مدير الاجتماعِ ويرغبُ في محادثتهِ
2- وجودُ قراراتٍ هامةٍ وتتسمُ بصفةِ الاستعجالِ ويرغبُ السكرتيرُ في أخذِ توقيعٍ عليها من مديرِهِ.
3- إبلاغُ رسالةٍ هامةٍ إلى أحدِ الأعضاءِ. وفي مثلِ هذه الأحوالِ يقومُ السكرتيرُ باغتنامِ أيةِ فرصةٍ يهدأُ فيها الاجتماعُ كفرصةِ تناولِ المشروباتِ وما سواها من هدوءٍ؛ ليقدمَ القراراتِ التي يرغبُ في اعتمادِها من مديرِهِ أو إبلاغ أيةِ رسالةٍ لأحدِ الأعضاءِ.