الفصل الرابع : الاجتماعات واهمية دور السكرتارية

الفصل الرابع : الاجتماعات واهمية دور السكرتارية

ويتكون هذا الفصل من ستة ابواب رئيسية هي كالتالي :

1- ماهية الاجتماعات واهميتها

2- دور السكرتارية في تنظيم الاجتماعات

3- واجبات السكرتارية قبل الاجتماع

4- واجبات السكرتارية اثناء الاجتماع

5 - واجبات السكرتارية بعد الاجتماع

6- المناظرات السمعية والبصرية



أولا - ماهية الاجتماعات واهميتها :

الديمقراطيةُ في الاجتماعاتِ


تزايدتْ في الوقتِ الحاضرِ أهميةُ الاجتماعاتِ وتعددتْ صورُهَا ووضعتِ الكثيرُ منَ القواعدِ والأسسِ لتنظيمِها وزيادةِ فعاليتِهَا لتحقيقِ أهدافِ المنظماتِ على اختلافِ أنواعِها وتباينِ أوجهِ نشاطِها؛ فالاجتماعاتُ مظهرٌ من مظاهرِ الديمقراطيةِ في الإدارةِ والعملِ الجماعِيِّ والمشاركةِ في الإدارةِ، فضلاً عن أنّها من أهمِّ أسبابِ الاتصالِ في المؤسسةِ. وحتى يمكنَ تحقيقُ الأهدافِ المرجوةِ منَ الاجتماعاتِ، فكان لزامًا على المؤسساتِ أن تضعَ وتطبقَ إجراءاتٍ سليمةً لاجتماعاتِ أعضائِها، بحيثُ تكونُ سلطةُ اتخاذِ القراراتِ لمجموعةٍ منَ الأعضاءِ وليسَ لفردٍ واحدٍ وبما يكفلُ مساهمةَ كلِّ عضو منَ الأعضاءِ في اتخاذِ القرارِ وإبداءِ رأيهِ بحريةٍ وحيدةٍ.


ما هو الاجتماعُ؟


يتمثلُ الاجتماعُ في لقاءٍ بين أكثر من فردٍ في مكانٍ محددٍ وزمانٍ محددٍ؛ للتداولِ والتشاورِ وتبادلِ الرّأي حولَ موضوعٍ أو مشكلةٍ بغرضِ تحليلِها واتخاذِ قرارٍ بشأنِها، وينطوي الاجتماعُ على مفهومِ التعاونِ بين أفرادٍ قد تختلفُ ثقافاتُهُم وخبراتُهُم، ورغم ذلك يحاولونَ معًا - عن طريقِ المناقشةِ الموضوعيةِ - الوصولَ إلى حلٍّ للمشكلاتِ المعروضةِ عليهم.


مبدأُ المشاركةِ في الإدارةِ

تعتبرُ الاجتماعاتُ التطبيقَ العمليَّ لمبدأِ المشاركةِ في الإدارةِ، حيثُ يشتركُ المرءوسُونَ مع الرؤساءِ في اتخاذِ القراراتِ الإداريةِ التي تتعلقُ بتخطيطِ العملِ ومراقبةِ تنفيذِهِ، ومع ذلك فإنَّ المشاركةَ في الإدارةِ لا تعني بالضرورةِ اشتراكَ المرءوسين في جميعِ الخطواتِ التي تمرُّ بها عمليةُ اتخاذِ القرارِ، فقد تقتصرُ المشاركةُ على مرحلةِ تشخيصِ المشكلةِ، أي البحث عن الأسبابِ الحقيقيةِ التي أدّتْ إلى المشكلةِ أو يمكن أن تؤدي إلى حدوثِها مستقبلاً، كما قد تقتصرُ المشاركةُ على مرحلةِ وضعِ الحلولِ البديلةِ أو اختيارِ أحدِ البدائلِ. والخلاصةُ: أنه مهما اختلفتْ درجةُ المشاركةِ التي يسمحُ بها المديرُ للمرءوسينَ، فإن السماحَ لهم بالمشاركةِ في المرحلةِ التاليةِ من مراحلِ اتخاذِ القرارِ يجبُ أن تتمَّ بموافقتِهِ هو. والاجتماعاتُ كأسلوبٍ للاتصالِ والمناقشةِ الحرةِ المفتوحةِ، تعوِّدُ الأفرادَ على تنميةِ مهارتَي التحدثِ والإنصاتِ، بل تتعداهُما إلى تنميةِ مهارةِ الإقناعِ، أيْ إقناع الآخرين عن طريقِ المواجهةِ المباشرةِ بين المتحدثِ والمستمعِ.



مزايا الاجتماعاتِ


يمكنُ تخليصُ أهميةِ الاجتماعاتِ في مختلفِ مجالاتِ العملِ بالمؤسساتِ في النقاطِ التاليةِ:
1- تتيحُ الاجتماعاتُ الفرصةَ للمشاركينَ للتعبيرِ عن آرائِهِم أيًّا كانتْ مراكزهم المهنية.
2- تعقدُ الاجتماعاتُ بهدفِ الوصولِ إلى قراراتٍ - من خلال الدراسةِ والبحثِ - وتؤثرُ تأثيرًا فعالاً على نشاطِ المؤسسةِ.
3- تفرزُ الاجتماعاتُ وجهاتِ نظرٍ مختلفةٍ تفيدُ أصحابَ القرارِ والسلطةِ بالمؤسسةِ وتساعدهُم على وضعِ السياساتِ والقراراتِ المسيرةِ لنشاطِ المؤسسةِ وتساعدُ على تحقيقِ أهدافِها.
4- تتيحُ الاجتماعاتُ الفرصةَ للأفرادِ في مختلفِ المستوياتِ الإدرايةِ للالتقاءِ والتعارفِ وتبادلِ وجهاتِ النظرِ وتكوينِ صداقاتِ عملٍ وصداقاتِ شخصيةٍ على حدٍّ سواء.
5- تساعدُ الاجتماعاتُ على سهولةِ الموافقةِ على القراراتِ والنتائجِ التي تفرزهَا الاجتماعاتُ لإحساسِ الأعضاءِ بأنّهم شاركُوا في إعدادِ هذه النتائجِ والوصولِ إليها.


عيوبُ الاجتماعاتِ
على الرغمِ من كلِّ المزايا التي يمكنُ أن تأتِي منَ الاجتماعاتِ، إلا أنه يوجدُ العديدُ منَ الانتقاداتِ التي توجهُ للاجتماعاتِ ويمكنُ تلخيصُها في النقاطِ التاليةِ:
1- سيطرةُ فئةٍ معينةٍ على الاجتماعِ ومحاولةُ تسييرِهِ وفقًا لرغباتِهِم مستغلينَ في ذلك سلطةَ الضغطِ من واقعِ مراكزِهِمُ المهنيةِ.
2- استغلالُ بعضِ الأعضاءِ الفرصةَ والأخذُ بمبادرةِ التحدثِ بصورةٍ تغطي على حقوقِ الآخرِين.
3- كثيرًا ما تكونُ القراراتُ التي تتخذُ عن طريقِ الاجتماعاتِ تمثلُ الرأي الوسطَ؛ تفاديًا للمشاكلِ وحرصًا على الخروجِ بنتائجَ إيجابيةٍ من الاجتماعِ.
4- إذا لم يكنْ رئيسُ الاجتماعِ على درجةٍ كبيرةٍ منَ الوعي والحزمِ؛ فإنَّ الاجتماعَ يمكنُ أن يفشلَ بسهولةٍ.
5- الاجتماعاتُ فرصةٌ للقاءِ والتعارفِ وتجاذبِ أطرافِ الحديثِ دونَ الخوضِ بجديةٍ في الأعمالِ المنظورةِ أمامَ الاجتماعِ.
6- الاجتماعاتُ المستمرّةُ الكثيرةُ مضيعةٌ للوقتِ واستنزافٌ لمواردِ المؤسساتِ.
7- قد يكونُ بعضُ أفرادِ الاجتماعِ دونَ مستوى الاجتماعِ من حيثُ الدرايةِ والمعرفةِ والخبرةِ اللازمةِ للمشاركةِ في الاجتماعاتِ بفعاليةٍ.
8- الاجتماعاتُ كبيرةُ العددِ لا تُؤتي ثمارَهَا نتيجةَ تداخلِ أحاديثِ المشاركينَ وسوءِ عمليةِ الاتصالِ بهم.


ثانيا - دورُ السكرتاريةِ في تنظيمِ الاجتماعاتِ :


السكرتاريةُ والاجتماعاتُ

لا شكَّ أن تحقيقَ الأهدافِ المرجوةِ من أيِّ اجتماعٍ تتوقفُ على مقدارِ الجهودِ المبذولةِ للإعدادِ للاجتماعِ وتسجيلِ ما يدورُ خلالَهُ وإثباتِ قراراتِهِ وتوصياتِهِ للجهاتِ المعنيةِ وهي مهامٌّ يمكنُ أن تقومَ بها السكرتاريةُ فيعتمدُ عليها المديرُ في ذلك، ويعتبرُها عنصرًا فعّالاً وحيويًّا يساهمُ في نجاحِ الاجتماعِ وتحقيقِ الغرضِ منه. والاجتماعاتُ التي تعقدُ ويكونُ للسكرتيرِ دورهُ في الإعدادِ والمتبابعةِ والتحضيرِ قد تأخذُ الشكلَ غيرَ الرسمي كأيِّ اجتماعٍ بسيطٍ بين المديرِ ومعاونيهِ أو بين المديرِ وأحدِ الأفرادِ بالإدارةِ، وقد تأخذُ الشكلَ الرسميَّ التي يحتاجُ إلى عددٍ منَ الإجراءاتِ.


الاجتماعُ غيرُ الرسميِّ ودورُ السكرتيرِ

يمكنُ أن يدعو المديرُ أحدَ معاونيهِ أو أحدَ الأفرادِ الذين يعملُونَ معه لاجتماعٍ قصيرٍ بمكتبِهِ. وهذا النوعُ منَ الاجتماعِ لا يحتاجُ إلى إجراءاتٍ رسميةٍ من تحضيرِ وتوجيهِ الدعوةِ للاجتماعِ والإعدادِ له بصورةٍ رسميةٍ وتسجيلِهِ وتسجيلِ محضرٍ له وإعدادِ التقريرِ النهائِيّ عنهُ، ولكن يمكنُ أن يتمَّ ببساطةٍ عندما يتصلُ السكرتيرُ بالشخصِ المعني ويدعوهُ للاجتماعِ مع المديرِ في موعدٍ محددٍ. ويكونُ على السكرتيرِ في هذهِ الحالةِ أن يُعدَّ مكتبَ المديرِ أو غرفةَ الاجتماعاتِ لاستقبالِ الاجتماعِ، كذلكَ يجبُ عليهِ إعدادُ ملفٍّ يحتوِي عَلَى البياناتِ والأوراقِ الضروريةِ للاجتماعِ حتى يتمكنَ المديرُ من استخدامِهَا خلالَ الاجتماعِ، وكل هذه الترتيباتِ تتمُّ بالاتفاقِ مع المديرِ.


السكرتيرُ يَحْضُرُ الاجتماعَ


قد تدعو الحاجةُ أن يحضرَ السكرتيرُ الاجتماعَ، ويقومُ بتدوينِ التفاصيلِ، فإذا دعتِ الحاجةُ لذلكَ يجبُ أن يُعدَّ نفسَهُ، بأن يكونَ على استعدادٍ لتدوينِ تفاصيلِ الاجتماعِ وتلقي التعليماتِ منَ المديرِ. وبعد الانتهاءِ منَ الاجتماعِ يجبُ على السكرتيرِ أن يعيدَ ترتيبَ غرفةِ الاجتماعاتِ أو غرفةِ المديرِ، وأن يقومَ بطباعةِ تقريرِ الاجتماعِ لعرضِهِ على المديرِ وأخذِ الموافقةِ عليهِ لإعلامِ مَن حضرُوا الاجتماعَ بما جاءَ فيه بصورةٍ رسميةٍ.


الاجتماعُ الرّسميُّ


عندما يكونُ الاجتماعُ كبيرَ العددِ أو بصددِ مناقشةِ موضوعٍ هامٍّ على مستوًى عالٍ، أو يكون أعضاءُ الاجتماعِ من أماكنَ مختلفةٍ أحيانًا أو من جنسياتٍ مختلفةٍ في أحيانٍ أخرى، فإنَّ الاجتماعَ يأخذُ الشكلَ الرسميَّ؛ لأنَّ الشكلَ الرسميَّ ينطوي على اتباعِ عددٍ منَ الإجراءاتِ والتدابيرِ التي من شأنِهَا أن تكفلَ نجاحَ الاجتماعِ منَ الناحيةِ التنظيميَّةِ. والأمورُ المتعلقةُ بالنواحي التنظيميَّةِ للاجتماعاتِ الرسميةِ من صميمِ اختصاصاتِ السكرتيرِ، فعليهِ أن يقومَ بعددٍ من الواجباتِ قبلَ الاجتماعِ، وكذلك له دورٌ هامٌّ وفعّالٌ أثناءَ الاجتماعِ، كما أن عليه واجباتٌ يتحتمُ القيامُ بها بعدَ انتهاءِ الاجتماعِ.


ثالثا - واجباتُ السكرتاريةِ قبلَ الاجتماعِ :


حجزُ غرفةِ أو قاعةِ الاجتماعاتِ


عندما يكونُ مديرُكَ مسئولاً عن الدعوةِ لاجتماعٍ ما، وذلك حسبَ القانونِ الأساسيِّ والنظامِ الداخليِّ للمؤسسةِ، يكونُ لزامًا عليكَ أن تقومَ بجميعِ النواحِي التنظيميةِ التي تكفلُ نجاحَ الاجتماعِ، ومن أهمِّهَا: حجزُ غرفةِ أو قاعةِ الاجتماعاتِ، فقبلَ إرسالِ الدعوةِ للأعضاءِ للاجتماعِ، يجبُ عليكَ أن تتأكدَ من مكانِ الاجتماعِ؛ فلن تستطيعَ إرسالَ الدعواتِ إلا بعدَ تحديدِ مكانِ الاجتماعِ. ونوعُ غرفةِ أو قاعةِ الاجتماعاتِ المطلوبةِ يتوقفُ على عددِ الأفرادِ الذين سيتمُّ دعوتُهُم للاجتماعِ ومدى الحاجةِ إلى توفّرِ معداتٍ خاصةٍ بالقاعةِ كأجهزةِ الترجمةِ وجهازِ العرضِ وخلافهِ، وهذه الأجهزةُ قد تكونُ غيرَ متوافرةٍ بالمؤسسةِ؛ وبالتالي قد يستلزمُ الأمرُ حجزَ قاعةِ الاجتماعاتِ بأحدِ الفنادقِ الكبرى أو أحدِ دواوينِ الاجتماعاتِ المخصصةِ لهذا الغرضِ.


مواصفاتُ غرفةِ أو قاعةِ الاجتماعاتِ


يمكنُكَ تحديد حجمِ القاعةِ بمعرفةِ عددِ الأعضاءِ، فإذا كان الاجتماعُ دوريًّا ويحضرُهُ أعضاءٌ لا يتغيرون؛ فيمكنكَ معرفة العدد بالرجوعِ إلى الاجتماعِ السابق، فإذا كانَ الاجتماعُ الذي نحن بصددِهِ الأولَ من نوعهِ، فيمكنكَ معرفة العدد من خلال دعواتِ الأعضاءِ. كذلك يجبُ معرفةُ الأجهزةِ التي يحتاجُها الاجتماعُ، والعملُ على توفيرِها والتأكدُ من أنّها تعملُ بكفاءةٍ ويتمُّ ذلك بسؤالِ المديرِ عن الأجهزةِ المطلوبةِ. ولا يفوتكَ أن تأخذَ في اعتبارِكَ فتراتِ الراحةِ خلالَ يومِ الاجتماعِ - إذَا كانَ الاجتماعُ سيمتدُّ ليومٍ طويلٍ أو عدةِ أيامٍ في بعضِ الأحيانِ - وما يمكنُ تقديمُهُ من مشروباتٍ أو وجباتِ طعامٍ للأعضاءِ، كل هذه الأمورِ عليكَ بمتابعتِها والتأكد من دقتِها حتى يمكنكَ الاطمئنان إلى أن الاجتماعَ قد حُضِّرَ له بصورةٍ جيدةٍ.


إرسالُ الدّعواتِ


يعتبرُ توجيهُ الدعوةِ للاجتماعِ من أهمِّ الأركانِ الضروريةِ لصحتِهِ، بل لصحةِ القراراتِ التي تصدرُ عنه، ويجبُ عليكَ كسكرتيرٍ مسئولٍ عن تنظيمِ الاجتماعِ أن تراعي الأركانَ الضروريةَ اللازمةَ لصحةِ الاجتماعِ، فيجبُ أن تختارَ الوقتَ المناسبَ لإرسالِ الدعواتِ، فإرسالُ الدعواتِ قبلَ موعدِ الاجتماعِ بمدةٍ طويلةٍ تصرفٌ غيرُ حكيمٍ، فمن السهلِ في هذه الحالةِ أن ينسى الأفرادُ موعدَ الاجتماعِ لطولِ الفترةِ الزمنيةِ بين إرسالِ الدعواتِ والموعدِ المحددِ للاجتماعِ، كما أن إرسالَ الدعواتِ قبلَ الاجتماعِ بفترةٍ قصيرةٍ لا يعطي للأفرادِ الفرصةَ لتحضيرِ أنفسِهِم للاجتماعِ خاصةً إذا كانت هناك أوراقٌ ومواضيعُ يجبُ إعدادُها لمناقشتِها في الاجتماعِ. والأنسبُ أن تُرسلَ الدعواتُ للحضورِ قبل الاجتماعِ بأسبوعين أو أكثر قليلاً حتى يتمكنَ الأعضاءُ من الترتيبِ لحضورِ الاجتماعِ.


مواصفاتُ دعواتِ الاجتماع

يجبُ أن تُوضحَ الدعوةُ اسمَ الشخصِ المطلوب دعوتُهُ للاجتماعِ، وموضوعَ الاجتماعِ، وميعادَه، ومكانَه، والغرضَ منه، كذلك يمكنُ إعدادُ الدعوةِ بشكلٍ يسمحُ بأن تتلقى ردًّا على الدعوةِ سواء بالموافقةِ على الحضورِ أو عدم إمكانيةِ الحضورِ. ويتمُّ ذلك بأن يكونَ هناك جزءٌ في نهايةِ الدعوةِ يمكّنُ صاحبَ الدعوةِ من الردِّ بنعمٍ أو لاَ، ويطلبُ منه قطعَ هذا الجزءِ وإعادتهُ إليكَ في موعدٍ محددٍ حتى يمكنكَ أن تعرفَ وتحددَ من سيحضرُ الاجتماعَ والعددَ الفعليَّ للحضورِ، كذلك يجبُ عليكَ الاحتفاظُ بنسخٍ من الدعواتِ التي وُجهتْ للأفرادِ ومواعيد إرسالهَا لأيِّ ظرفٍ طارئٍ.


إعدادُ جدولِ الأعمالِ


يتوقفُ نجاحُ الاجتماعِ مهما كان الغرضُ منه على مدى كفاءةِ التحضيرِ له، ويكونُ التحضيرُ للاجتماعِ بإعدادِ جدولِ الأعمالِ، ويعتبرُ جدولُ الأعمالِ الورقةَ الرسميةَ التي يعتمدُ عليها المديرُ في إدارتِهِ للاجتماعِ وكذلك الأعضاءُ في متابعتِهم لما يجرِي أثناءَ الاجتماعِ. وجدولُ الأعمالِ قائمةٌ تحتوي على الموضوعاتِ الرئيسيةِ التي سيتمُّ مناقشتُهَا والتصويتُ عليها من خلال الاجتماعِ مرتبة بحسب أهميةِ الموضوعاتِ. ويجبُ عليكَ كسكرتيرٍ مسئولٍ عن تنظيمِ الاجتماعِ أن تقومَ بطباعةِ جدولِ الأعمالِ وتصويرِ عددِ نسخٍ تكفي أعضاءَ الاجتماعِ وكذلك توزيعها عليهم في يومِ الاجتماعِ أو إرسالها بالبريدِ لهم قبلَ الاجتماعِ للاطلاعِ عليها حتى يتمكنَ الأعضاءُ الذين يريدُون تقديمَ ورقةِ عملٍ، أو بحثًا بخصوصِ موضوعٍ ما وردَ بالجدولِ من الإعدادِ لهذا البحثِ، وفي أحيانٍ أخرى يطلبُ منكَ متابعةُ الأعضاءِ ومعرفةُ عددِ البحوثِ التي ستقدّمُ للمناقشةِ ويكونُ لك السلطة في طلبِ هذه الأبحاثِ من أصحابِها قبل الاجتماعِ بوقتٍ كافٍ حتى يمكنكَ إعدادها وتجهيزها من طباعةٍ وتصويرٍ قبل موعدِ الاجتماعِ.


إعدادُ ملفِّ الاجتماعِ


من واجباتِ السكرتيرِ المتعلقةِ بالاجتماعاتِ أن يقومَ بإعدادِ الملفِّ الخاصِّ بالاجتماعِ موضوع المناقشةِ، وذلك بإرفاقِ جميعِ الأوراقِ والمستنداتِ التي سيحتاجُها المديرُ أثناءَ الاجتماعِ. كذلك سيكونُ عليهِ أن يتأكدَ من أنَّ كلَّ عضوٍ وافقَ على إعدادِ ورقةٍ لطرحِها بالاجتماعِ قد أرسلَ له الورقةَ، وأنهُ قد قامَ بإعدادِها وطباعتِها وتصويرِها لجميعِ الأعضاءِ لتوزيعِها في بدايةِ الاجتماعِ.




رابعا - واجباتُ السكرتاريةِ أثناءَ الاجتماعِ :


واجباتُ السكرتيرِ أثناءَ الاجتماعِ

تختلفُ واجباتُ السكرتيرِ منَ اجتماعٍ لآخرَ، فهناكَ اجتماعاتٌ يجبُ على السكرتيرِ حضورُهَا ومن ثَمَّ له واجباتُهُ، كما توجدُ اجتماعاتٌ لا تدعو الحاجةُ إلى وجودِ السكرتيرِ، وعندئذٍ يستمرُّ السكرتيرُ في عملِهِ بصورةٍ طبيعيةٍ مع الاهتمامِ بأيِّ طارئٍ قد ينشأُ ويتعلقُ بالاجتماعِ كأنْ تأتي مكاملةٌ هاتفيةٌ لأحدِ أعضاءِ الاجتماعِ، ففي هذه الحالةِ يجبُ على السكرتيرِ أن يعرفَ كيفَ يتصرفَ ويعالجَ مثلَ هذه المواقف.


حضورُ الاجتماعِ وتدوينُ التفاصيلِ


إذا كان على السكرتيرِ أن يحضرَ الاجتماعَ؛ فإن الأمرَ تترتبُ عليه بعضُ الواجباتِ التي يجبُ على السكرتيرِ القيامُ بها، ومن هذه الواجباتِ ما يلي:
1- حصرُ وتسجيلُ أسماءِ الأعضاءِ؛ للتأكدِ منَ الأعضاءِ الذين حضروا والأعضاءِ الذين لم يحضرُوا.
2- إثباتُ الإجراءاتِ التي اتبعتْ - من خلالِ رئيسِ الاجتماعِ - للتحققِ من صحةِ انعقادِ الاجتماعِ.



تسجيلُ تفاصيلِ الاجتماعِ


إنَّ تسجيلَ تفاصيلِ الاجتماعِ من واجباتِ السكرتيرِ أثناءَ الاجتماعِ، ويتمُّ التسجيلُ باستخدامِ جهازِ التسجيلِ؛ لمساعدةِ السكرتيرِ على القيامِ بهذه المهمةِ خاصةً في الحالاتِ التي يكثرُ فيها عددُ أعضاءِ الاجتماعِ ويكونُ السكرتيرُ غيرَ ملمٍّ بشخصياتِ الأعضاءِ. وفي هذه الحالةِ يمكنهُ الاعتماد على جهازِ التسجيلِ وكذلك بالرجوعِ إلى مديرِهِ ليرشدهُ إلى أسماءِ الأعضاءِ ليمكنهُ تسجيلها عند قيامِ أحدِ الأعضاءِ بالتحدثِ أثناءَ الاجتماعِ، كذلك في ظلِّ التكنولوجيا الحديثةِ التي تتسلحُ بها المكاتبُ اليوم، فإنه يمكنُ الاعتمادُ على جهازِ الفيديو في تسجيلِ الاجتماعِ ثم الرجوعُ إليه في أيِّ وقتٍ لاستخدامهِ في إعدادِ تقريرِ الاجتماعِ.


خامسا - واجباتُ السكرتاريةِ بعدَ الاجتماعِ :



واجباتُ السكرتيرِ بعدَ الاجتماعِ

بعدَ انتهاءِ الاجتماعِ وانصرافِ الأعضاءِ، يتعينُ على السكرتيرِ القيامُ بإعادةِ غرفةِ الاجتماعاتِ إلى حالتِها الطبيعيةِ، أما إذا كانَ الاجتماعُ خارجَ المؤسسةِ؛ فيجبُ التأكدُ من أن أيًّا منَ الأعضاءِ لم يتركْ شيئًا خاصًّا به، وأن الأجهزةَ في حالتِها الطبيعيةِ كما تسلمها من إدارةِ القاعةِ.

إعدادُ المحضرِ النهائِيّ للاجتماعِ


من مهامِّ السكرتيرِ بعدَ انعقادِ الاجتماعِ إعدادُ المحضرِ النهائِيّ للاجتماعِ، ويجبُ أن يشتملَ على البنودِ التاليةِ:

1- ساعةُ وتاريخُ ومكانُ انعقادِ الاجتماعِ.
2- اسمُ رئيسِ الاجتماعِ واسمُ السكرتيرِ.
3- الإجراءاتُ التي اتبعتْ للدعوةِ للاجتماعِ وصحتُها طبقًا للائحةِ.
4- أسماءُ أعضاءِ الاجتماعِ الذين حضرُوا، وأسماءُ الأعضاءِ الذين لم يحضرُوا بعذرٍ ودونَ عذرٍ.
5- الإشارةُ إلى أنه تَمّتْ تلاوةُ محضرِ المناقشاتِ التي دارتْ أثناءَ الاجتماعِ وتَمّتِ الموافقةُ عليهِ واعتمادُهُ.
6- عرضُ مفصلٌ ودقيقٌ لجميعِ المناقشاتِ التي دارتْ أثناءَ الاجتماعِ (أو الاجتماعاتِ) ولأسماءِ الأعضاءِ الذين أثارُوا أسئلةً وأولئك الذين قامُوا بالردِّ والاعتراضاتِ والموافقاتِ، أيْ يتمُّ عرضُ كلّ صغيرةٍ وكبيرةٍ دارتْ في الاجتماعاتِ ويمكنُ للسكرتيرِ أن يقومَ بذلكَ من خلال الرجوعِ إلى التسجيلِ الذي تَم أو إلى شريطِ الفيديو.
7- كتابةُ محضرِ الاجتماعِ وتدوينُهُ في الدفترِ الخاصِّ بذلك وأخذُ موافقةِ وتوقيعِ رئيسِ الاجتماعِ عليه.
8- بعدَ اعتمادِ رئيسِ الاجتماعِ للمحضرِ واعتمادِ القراراتِ، يقومُ السكرتيرُ بنسخِها وإرسالِ صورٍ منها للإداراتِ والأعضاءِ بهدفِ إعلامِهِم بهذهِ القراراتِ التي تَمّتِ الموافقةُ عليها أثناءَ الاجتماعِ.


سادسا - المناظراتُ السمعيةُ والبصريةُ :


المناظراتُ السمعيةُ والبصريةُ


تعتبرُ المناظراتُ السمعيةُ والبصريةُ أحدثَ وسيلةٍ نقلتهَا التكنولوجيا الحديثةُ في مجالِ إدارةِ وتنظيمِ الاجتماعاتِ وتعتمدُ عليها الكثيرُ من المؤسساتِ الكبيرةِ في إدارةِ الاتصالِ بين الأفرادِ سواء داخلَ المؤسسةِ أو خارجها بهدفِ اتخاذِ قرارٍ ما بشأنِ موضوعٍ مطروحٍ للنقاشِ. ونتيجةً لاتساعِ نطاقِ الرقابةِ التي يتمتعُ بها المديرُون؛ فإنّهُم غالبًا مَا يميلونُ إلى الإقلالِ من أسفارهم، توفيرًا للوقتِ والنفقاتِ والاعتمادِ على المناظراتِ كإحدى وسائلِ الاتصالِ والاجتماعِ.



نظامُ المناظراتِ

يتضمنُ نظامُ المناظراتِ إشراكَ أكثر من فرديْن من مكانٍ واحدٍ في مناقشةِ موضوعٍ مطروحٍ للبحثِ والنقاشِ، وذلك إما من خلال التليفونِ (أو المناظراتِ السمعيةِ) أو من خلال شاشاتِ العرضِ (أو المناظراتِ البصريةِ)، ويساعدُ على انتشارِ هذه الوسيلةِ من وسائلِ الاتصالِ، سهولةُ استخدامِ أجهزةِ «الفاكسِ» في نقلِ الرسائلِ إلى مكانِ انعقادِ المناظراتِ أثناءَ وقتِ إجرائِها.



التقنيةُ الحديثةُ والمناظراتُ


إنَّ الأقمارَ الصناعيةَ والمحطاتِ الفضائيةَ هي الوسيطُ الآخرُ لعمليةِ الاتصالِ عن طريقِ المناظراتِ، ويمكنُ من خلالِها أن يرى أعضاءُ المناظرةِ بعضَهُم بعضًا على شاشاتِ العرضِ وكلّ مِنهم في مكانِهِ (وهو ما يُسمّى بالمناظراتِ البصريةِ)، وأن يتصلَ بعضُهم ببعضٍ من خلال أجهزةِ الهاتفِ ويتنافسُوا بشأنِ موضوعِ البحثِ المطروحِ.


إعدادُ المناظراتِ

واجباتُ السكرتيرِ بشأنِ الإعدادِ للمناظراتِ هي أيضًا واجباتُ السكرتيرِ بشأنِ الإعدادِ للاجتماعِ من حجزِ موعدٍ بغرفةِ الاجتماعاتِ وإعدادِ الأجهزةِ، وإعلامِ الأعضاءِ، وإعدادِ المادةِ التي ستتمُّ مناقشتُهَا، وتدوينِ التفاصيلِ أثناءَ المناظرةِ وإكمالِ الأعمالِ المترتبةِ على المناظرةِ.