الفصل الخامس - كتابة الرسائل والتقارير :

الفصل الخامس - كتابة الرسائل والتقارير :


و يتكون هذا الفصل من سبعة ابواب رئيسية هي كالتالي :

1- ما هي المراسلات ؟

2- إعداد الرسائل ؟

3- إعداد وكتابة التقارير

4- اقسام التقرير

5- الاسس والغرض من كتابة التقارير

6- التقرير بغرض الاستخدام كسجل

7- تحديد الشكل النهائي للتقرير


اولا - ما هي المراسلات :


أهميةُ المراسلاتِ

تعتبرُ المراسلاتُ المتبادلةُ فيما بين المؤسساتِ أو الأفرادِ من أكثر وسائلِ الاتصالِ المكتوبةِ شيوعًا في الوقتِ الحاضرِ، وليستِ الرسالةُ بديلاً للاجتماعِ بين طرفيْن فحسب، وإنما هي دليلٌ للجديةِ وإثباتِ للتعاملِ والارتباطِ في الوقتِ ذاتِهِ. والرسائلُ التجاريةُ ضرورةٌ لعقدِ الصفقاتِ ولتبادلِ المعلوماتِ فيما بين المتعاملين، فهي تمهدُ للاتصالِ فيما بينهم، كما تعتبرُ في ذاتِها سجلاً دائمًا لهذه الاتصالاتِ.


عدمُ المغالاةِ في الرسائلِ


إنَّ الأمرَ يقتضي عدمَ المغالاةِ في استخدامِ المكاتباتِ الداخليةِ والعنايةَ بتحريرِها، ومعالجتَها في كافةِ المراحلِ التي تمرُّ بها وفقًا لنظامٍ علميٍّ يكفلُ مساهمتَهَا الفعالةَ في تحقيقِ الأهدافِ المرجوةِ.


صياغةُ الرّسائلِ

لما كانَ دورُ السكرتيرِ الناجحِ لا يقتصرُ على كتابةِ الرسائلِ على الآلةِ الكاتبةِ أو الحاسبِ الآلِيّ بعدَ إملائِهَا، وإنما يجبُ أن يمتدَّ إلى صياغةِ الرسائلِ الصادرةِ وإعدادِ الردِّ على تلكَ الواردةِ، ومعالجةِ كليهما في مختلفِ المراحلِ؛ لذا كان من الواجبِ عليهِ التعرفُ على المبادئِ العلميةِ لإعدادِ الرّسائلِ ودراسةُ القواعد التي تحكمُ إجراءاتِ التعاملِ معها.


ثانيا - إعدادُ الرسائلِ؟ :


الاعتباراتُ الواجبُ مراعاتُهَا عندَ إعدادِ الرّسائلِ

الرسالةُ هي إطارٌ مكتوبٌ يحملُ معلوماتٍ يرادُ نقلُها من المرسلِ إلى المستقبلِ، ولما كانَ نجاحُ عمليةِ الاتصالِ مرعونًا بتقبلِ المرسلِ إليهِ لمضمونِ الرسالةِ وتفهمِهِ له على النحو الذي يقصدهُ المرسلُ، ولما كان دورُ السكرتيرِ لا يجبُ أن يقتصرَ على كتابةِ الرسائلِ على الآلةِ الكاتبةِ بعدَ إملائها، وإنما يجبُ أن يكونَ كذلك قادرًا على صياغتِها؛ لذا فهناك عددٌ من الاعتباراتِ الواجب مراعاتُها عند صياغةِ الرسائلِ ومنها:
1- التحديد الواضحُ لمضمونِ الرسالةِ المراد نقلُها.
2- استخدامُ عباراتٍ صحيحةٍ من خلالها يستطيعُ القارئُ أن يفهمَ الرسالةَ المنقولةَ في وضوحٍ وبلا إيهامٍ.
3- مراعاةُ الأجزاءِ الأساسيةِ للرسالةِ والتي تتضمنُ: الافتتاحيةَ، وموضوعَ الرسالةِ والذي يُقسّمُ بدورِهِ إلى فِقراتٍ، والخاتمةَ.
4- صياغةُ أسلوبِ الرسالةِ بعنايةٍ وبأسلوبٍ منطقيٍّ، وحتى تؤدّي كلُّ نقطةٍ إلى النقطةِ التاليةِ لها.
5- اختيارُ الكلماتِ المعبرةِ عن المعنى، وتجنبُ الأخطاءِ اللغويةِ.


قواعدُ كتابةِ الرسائلِ

1- الإشارةُ للرسالةِ السابقةِ.
2- الردُّ على الاستفساراتِ حسبَ ترتيبِ ورودِها بالرسالةِ.
3- التسلسلُ المنطقيُّ للفقراتِ.
4- سلامةُ ودقّةُ جميع البياناتِ والمعلوماتِ.
5- البعدُ عن صيغةِ الأمرِ وصيغةِ النهي.
6- توفّرُ الذوقِ واللباقةِ، وحسنُ اختيارِ الكلماتِ.
7- الاهتمامُ بالافتتاحيةِ والخاتمةِ.


الشروطُ الموضوعيةُ في الرسالةِ

هي الإيجازُ، والبساطةُ والسهولةُ، وقوّةُ التعبيرِ، والموضوعيةُ. الإيجازُ:

1- أنَّ تتضمنَ الرسالةُ موضوعًا واحدًا وفي ورقةٍ واحدةٍ قدرَ الإمكانِ.
2- عدمُ تكرارِ ما جاءَ بالرسالةِ المردود عليها.
3- يجبُ اختيارُ الكلماتِ بعنايةٍ دونَ إسرافٍ أو نقصانٍ.
4- أن يكونَ لكلِّ كلمةٍ موضعُ بالرسالةِ ولا يمكنُ الاستغناءُ عنها.
5- أن تكونَ الكلماتُ مترابطةً ومتناسقةً ومسلسلةً كوحدةٍ واحدةٍ.


البساطةُ
1- يجبُ استخدامُ الكلماتِ والجملِ القصيرةِ.
2- يجبُ استخدامُ أوضحِ الكلماتِ فهمًا وقربًا من الاستعمالِ وذلك:
أ- حتَّى لا يضيع الوقتُ في القراءةِ والتفسيرِ.
ب- حتى لا يشعر الطرفُ الآخرُ بأنّك أعلى منه ثقافةً.


التعبيرُ
1- يجبُ أن يكونَ هناكَ اطلاعٌ وقراءةٌ مستمرةٌ في اللغةِ؛ حتى يمكن اختيارُ الكلماتِ المناسبةِ.
2- يجبُ عدمُ شرحِ نقطةٍ أو قرارٍ قبلَ ذكرِ هذَا البندِ أو هذا القرارِ.
3- يجبُ الابتعادُ عنِ الكلماتِ ركيكةِ المعنى، ضحلةِ الأسلوبِ وعن الجملِ المفككةِ.
4- الاهتمامُ بحجمِ الجملةِ: غير طويلةٍ وغير قصيرةٍ.
5- عدمُ استعمالِ الكلماتِ التي تثيرُ الشكَّ وتحتملُ التفسيرَ بعدةِ معانٍ.
6- عدمُ الإسرافِ في المجاملةِ أو التحيةِ أكثر من اللازمِ.



الموضوعيةُ
1- الالتزامُ بالأمانةِ والدقةِ في عرضِ الموضوعِ مع منهجٍ علميٍّ في صُلبِ الموضوعِ.
2- وضعُ مقدماتٍ تمثلُ جوانبَ الموضوعِ تمهيدًا للاستنتاجاتِ.
3- الاستنتاجاتُ يجبُ أن تكونَ منطقيةً ونابعةً من تلكَ المقدماتِ.
4- الاعترافُ بالخطأِ في حالةِ وجودِهِ.


ثالثا - إعدادُ وكتابةُ التقاريرِ :


إعدادُ وكتابةُ التقاريرِ


عادةً ما تخدمُ التقاريرُ أغراضًا عدةً ويستخدمُهَا العديدُ منَ الناسِ؛ لذلك فهي الأساسُ الذي تبنِي عليهِ الإدارةُ قراراتهَا فتمدّها بالمعلوماتِ اللازمةِ أو توجه نظر الآخرين لما يجبُ عليهم القيام به، كما أننا نجدُ أن مستقبلَ المؤسسةِ يعتمدُ في وقتٍ من الأوقاتِ على التقاريرِ وخاصة المؤثرة. فالمنشآتُ والمؤسساتُ في الوقتِ الحاضرِ لها هيكلٌ متشابكٌ ولا يتنسى أن تتمَّ عمليةُ التنسيقِ بين الإداراتِ والوظائفِ المختلفةِ بالمنشآتِ والمؤسساتِ والإداراتِ بسهولةٍ إلاّ عن طريقِ التقاريرِ والمراسلاتِ المكتوبةِ، فكيف يمكنُ للتقريرِ أن يحققَ كلّ هذا؟


مدى تأثيرِ التقريرِ

إنَّ إدراكَ المجالِ الذي يستخدمُ فيه التقريرُ والمراسلاتُ المتبادلةُ داخلَ المنشأةِ يعطي الحدَّ الأدنَى من الإجابةِ على السؤالِ، فالنظرةُ السريعةُ على الهيكلِ التنظيمِيّ للمؤسسةِ يمكنُ أن تعطِي انطباعًا أوليًّا عن السبلِ التي يمكنُ أن يصلَ إليها التقريرُ ويؤثرُ فيها، إلا أنه غالبًا ما يأخذُ التقريرُ الشكلَ الرأسيَّ أيْ إلى المستوياتِ الإداريةِ العليا للموافقةِ، ثم إلى أسفلَ للتنفيذِ. كذلك يمكنُ للتقريرِ أن يتجهَ أفقيًّا بين المجموعاتِ المختلفةِ أو أن يستخدمَ كأساسٍ لبدءِ علاقاتٍ أو معلوماتٍ يعتمدُ عليها المساهمُون بالمؤسسةِ.


التقاريرُ الخارجيةُ

بالإضافةِ إلى التقاريرِ التي يمكنُ أن تتداولَ داخلَ المنشأةِ فهناك التقاريرُ الخارجيةُ، فنجدُ التقاريرَ المتبادلةَ بين الموردينَ والعملاءِ، بين المؤسساتِ والحكومةِ، بين وحداتِ البحثِ والتطويرِ ووحداتِ الإنتاجِ أو بين بعضِ الشركاتِ وبعضِها الآخر. هذا الإطارُ الضخمُ والاستخداماتُ المتعددةُ التي يقومُ عليها التقريرُ غالبًا ما تلقي بمسئوليةٍ جسيمةٍ على كاتبِ التقاريرِ، فلا يوجدُ تقريرٌ واحدٌ يمكنُ أن يشتملَ على كل هذه الوظائفِ السابق الإشارة إليها، ولذلكَ للاستفادةِ من التقاريرِ، ولكي يكونَ التقريرُ فعالاً، يجبُ أن يصممَ التقريرُ ليواكبَ متطلباتِهِ ويؤدي الغرضَ منه، هذا التنوعُ في وظائفِ وأغراضِ التقريرِ لم يولد غير أنماطٍ وأشكالٍ وأقسامٍ مختلفةٍ للتقاريرِ يمكنُ الاعتمادُ عليها للوصولِ إلى الغرضِ النهائي من التقريرِ المراد إعدادُهُ.


ضرورياتُ التقاريرِ

يجبُ أن تحتوي التقاريرُ سواء كانت قصيرةً أو طويلةً على بعضِ المعلوماتِ الأساسيةِ مثل:
1- موضوعُ التقريرِ متمثلاً في العنوانِ أو الموضوعِ.
2- اسمُ كاتبِ التقريرِ.
3- الشخصُ المقدَّمُ إليه التقرير.
4- تاريخُ تقديمِ (أو الانتهاءِ من) التقريرِ وفي بعضِ الأحيانِ يمكنُ إضافةُ اسمِ الشركةِ ووظيفةِ القائمِ بالتقريرِ.


هيكلُ التقريرِ
التقريرُ في هيكلِهِ يتضمنُ:
1- بيانًا بمصداقيتِهِ والغرضِ منه ومجالِ استخدامِهِ.
2- معلوماتٍ كافيةً لتحقيقِ الغرضِ منه مقسمةً إلى أجزاءٍ متناسقةٍ ومترابطةٍ.
3- قسمًا إجماليًّا يتضمنُ التأكيدَ على الغرضِ من التقريرِ والفائدةِ المرجوةِ من ورائهِ، كذلك يتضمنُ التقريرُ توقيعَ كاتبِهِ، وذلك على خطابٍ مرفقٍ مع التقريرِ أو في الصفحةِ الأولى للتقريرِ.


رابعا - أقسامُ التقريرِ :


أقسامُ التقريرِ

الأشكالُ أو الأقسامُ النمطيةُ تستخدمُ بكثرةٍ في التقاريرِ، فهي تحتوي على معلوماتٍ ترتبطُ بصورةٍ وثيقةٍ بالقسمِ الذي تندرجُ تحتَهُ.



صفحةُ العنوانِ

هي صفحةٌ تحتوي على رقمِ التقريرِ وعنوانِهِ كذلك رقمِ العقدِ، واسمِ المعدِّ والمشاركين في التقريرِ، والتاريخِ وفي بعضِ الأحيانِ عددِ صفحاتِ التقريرِ وعددِ الأشكالِ بداخل التقريرِ، بالإضافةِ إلى اسمِ الشخصِ الذي يقدّمُ له التقريرُ.


قائمةُ المحتوياتِ

وتحتوي على عرضِ الأقسامِ الرئيسيَّةِ بالتقريرِ ورقمِ الصفحةِ، وكذلك قائمةٍ بالجداولِ والرسوماتِ التوضيحيةِ.


ملخصُ التقريرِ

ويحتوي على عرضٍ مقتضبٍ للتقريرِ والغرضِ منهُ ومجالاتِ استخدامِهِ والنتائجِ التي تَمَّ التوصلُ إليها، والغرضُ من الملخصِ هو عرضُ نتائجِ التقريرِ ومحتوياتِهِ بصورةٍ مبسطةٍ ومقتضبةٍ.


الغرضُ منَ التقريرِ

وهو بيانٌ لمجالاتِ التقريرِ والغرضِ منه يستدلُّ به القارئُ عند قراءتِهِ للتقريرِ.


النتائجُ

وهو عرضٌ وتحليلٌ لنتائجِ البياناتِ التي تم التوصلُ إليها وجمعُها مشفوعةً بالرسوم والأشكالِ التوضيحيةِ. أما الخلاصةُ: فيفردُ لها جزءٌ خاصٌّ ، لأنها تعرضُ باختصارٍ واقتضابٍ للنظرةِ العامةِ للتقريرِ وهي تجميعٌ للاستنتاجاتِ التي تم التوصلُ إليها.


التوصياتُ

وفي هذا الجزءِ تُذكرُ التوصياتُ لتطبيقِ ما وردَ بالتقريرِ والدرساتِ المستقبليةِ المتوقعةِ كذلك تذكرُ الأسبابُ وراءَ تلكَ التوصياتِ. ويمكنُ في بعضِ التقاريرِ دمجُ كلٍّ منَ الخلاصةِ والتوصيةِ معًا في جزءٍ واحدٍ.


هيكلُ الكتابةِ الفعّالةِ

إذا وجدَ هيكلٌ أو نمطٌ يمكنُ أن يتبعَهُ كاتبُ التقريرِ؛ فإنَّ الأمرَ يكونُ هيِّنًا، أما إذا لم يوجدْ هذا النمطُ أوِ الهيكلُ؛ فعلى كاتبِ التقريرِ أن يعتمدَ على معلوماتِهِ والأسسِ الخاصّةِ بِهِ وهو أمرٌ يزيدُ من صعوبةِ إعدادِ التقاريرِ، ولكن لا يخفَى أن المعرفةَ بمبادئِ كتابةِ التقاريرِ عامةً تنطبقُ على تلك التي لها أشكال أو على سواها.


خامسا - الأُسسُ والغرضُ من كتابةِ التقاريرِ :


الأسسُ العلميةُ فِي إعدادِ وكتابةِ التقاريرِ

إنَّ القدرةَ على التغلبِ على مشكلاتِ الكتابةِ هي من المسائلِ التي يمكنُ التغلبُ عليها بسهولةٍ، ولكن الصعوبةَ تكمنُ في التغلبِ على مشكلاتِ الكتابةِ للتقاريرِ والنماذجِ الفنيةِ أو الصناعيةِ عامةً؛ ولذلك باتَ من الضروري القيامُ بتحليلِ المشكلةِ للتغلبِ عليها. ولا يتوقعُ أن تحصلَ على أفضل النتائجِ مصدافةً ودونَ تحليلٍ جيدٍ، ويجبُ على كاتبِ أو معدِّ التقريرِ أن يضعَ في ذهنِهِ: لماذا هذا التقرير؟ وما الغرضُ المرجو تحقيقه من كتابةِ مثل هذا التقرير؟ وإذا ما أرادَ أن يكونَ تقريرهُ فعّالاً عليه أن يدركَ كيف سيتمُّ استخدامُ التقريرِ، فهو المسئولُ عن تقديمٍ يفي بمتطلباتِ المنشأةِ أو المؤسسةِ التي تتعاملُ في مثل هذا النوعِ من التقاريرِ.



تحليلُ المشكلاتِ

إنَّ تحليلَ المشكلاتِ التي تواجهُ كتابةَ التقاريرِ يتركزُ حولَ الغرضِ من التقريرِ، ودورِ المنشأةِ والأشخاصِ الموجه لهم التقرير، وهي العناصرُ التي يرتكزُ عليها كاتبو التقاريرِ في كتاباتِهِم. والتحليلُ يرسمُ له الطريقَ ليعرفَ ما يجبُ القيامُ به، وما يجبُ أن يتضمنَهُ تقريرهُ، وكيف سينظمُه ، وكيف سيقدّمُ تقريرَهُ، وإجمالاً فإنَّ التحليلَ يعطي الشكلَ المفترضَ أن يكونَ عليه التقريرُ في مجملِهِ.


الغرضُ منَ التقريرِ

تختلفُ التقاريرُ باختلافِ الغرضِ منها؛ فمحتوياتُ ومجالاتُ استخدامِها تقومُ بدرجةٍ كبيرةٍ على القراراتِ التي تتخذها الإدارةُ؛ ولذلك يجبُ أن يُعدَّ كلُّ تقريرٍ ليفي بالغرضِ منه.


كيفَ تتأثرُ التقاريرُ بالغرضِ منها؟

كاتبُ التقريرِ عليه أن يدركَ أن تحقيقَ الغرضِ هو هدفه الأول، على سبيل المثال: عليه أن يفرقَ بين التقريرِ الذي يؤكّدُ على اتباعِ قواعدِ السلامةِ في قسمٍ ما وبين ذلك التقريرِ الذي يُوصي باتخاذِ خطواتٍ فعالةٍ لتطبيقِ تلك القواعدِ، كما أن هذين التقريرين يختلفان بالطبعِ عن آخرَ يُعدُّ بغرضِ التوصيةِ وزيادةِ فعاليةِ قواعدِ السلامةِ.


تقسيمُ التقاريرِ وفقًا للغرضِ

على الرغمِ من أنَّ هناك العديدَ من التقاريرِ المستخدمةِ بالمنشآتِ إلا أنه يمكنُ تقسيمُها وفقًا للغرضِ من استخدامِها وطبيعةِ ارتباطِها بعمليةِ صنعِ القرارِ. وعمومًا فإن التقاريرَ تكتبُ بغرضِ:
1- الإعلامِ.
2- التحفيزِ لاتخاذِ تصرفٍ ما.
3- التنسيقِ بين المشروعاتِ.
4- التوصيةِ.
5- الاستخدامِ كسجلٍ للنشاطِ.



التقريرُ بغرضِ الإعلامِ

هذا النوعُ منَ التقاريرِ يُعدُّ لإعطاءِ معلوماتٍ. وهو يختلفُ بدرجةٍ كبيرةٍ في شكلِهِ ومحتوياتِهِ وطولِهِ، ويوجدُ نوعانِ من التقاريرِ في هذا الخصوصِ:
1- التقاريرُ الدوريةُ والتي تحتوي على معلوماتٍ وبياناتٍ روتينيةٍ.
2- التقاريرُ الخاصةُ والتي تحتوي على بياناتٍ خاصةٍ بمشكلةٍ معينةٍ.
3- كلا النوعيْن يركزُ بدرجةٍ كبيرةٍ على المعلوماتِ التي تتضمنهُ، وللتأكيدِ على مزيدٍ من الفاعليةِ للتقريرِ فإن الكاتبَ عليه أن يركّزَ ويتفهمَ المعلوماتِ المطلوبة وأسبابها. وفي التقاريرِ الدوريةِ نجدُ أن الشكلَ والتنظيمَ يُحدَّدان مسبقًا، فالتقريرُ يعدُّ كل فترةٍ والمعلوماتُ فيه قد تكونُ متكررةً في عرضِها، وغالبًا ما نجدُ نماذجَ مطبوعةً لهذا النوعِ منَ التقاريرِ.



معلوماتُ التقاريرِ الخاصةِ

أما التقاريرُ الخاصةُ فالمعلوماتُ فيها تختلفُ اختلافًا كبيرًا، فالمعلوماتُ المطلوبةُ ومجالاتُ استخدامِ التقاريرِ تتحكمُ في طبيعةِ ومحتوياتِ التقريرِ، كما تتحكمُ في الشكل. ولكي يكونَ التقريرُ فعالاً : لابُدَّ وأن يَعرضَ المعلوماتِ المطلوبةَ بطريقةٍ واضحةٍ، وعلى كاتبهِ أن يُحددَ مسبقًا ما يريدهُ وأن يختارَ العناصرَ الهامةَ التي تساعدهُ على إخراجِ تقريرٍ جيدٍ. وعلى الرغمِ من الاختلافاتِ في هذا النوعِ من التقاريرِ، إلا أنه للتأكدِ من فعاليتِها يجبُ أن:
1- تعرضَ التوصياتِ بالتفصيلِ.
2- وكذلك يجبُ التأكيدُ على الأخذِ بالتوصياتِ بالتعرضِ للفائدةِ التي ستعودُ على الشركةِ، وبتوضيحِ لماذا يجبُ الأخذُ بهذه التوصياتِ.

سادسا - التقريرُ بغرضِ الاستخدامِ كسجلٍ :


التقريرُ بغرضِ الاستخدامِ كسجلٍ

هذا النوعُ منَ التقاريرِ يتصفُ بأنه طويلٌ وشاملٌ لكي تتحققَ الفائدةُ والتي تتطلبُ مزيدًا من العرضِ والتفصيلِ. وهناك نوعان من التقاريرِ تندرجُ تحتَ هذا المجالِ:
1- تقاريرُ التقدُّمِ (أو الأداءِ).
2- التقاريرُ النهائيةُ. فعلى سبيلِ المثالِ: في نهايةِ كلِّ سنةٍ من سنواتِ العملِ في مشروعٍ ما تُقدّمُ تقاريرُ الأداءِ (لتوضحَ مجالَ وتفاصيلَ العملِ خلالَ السنةِ)، وبعد الانتهاءِ من المشروعِ ككلٍّ يُقدَّمُ التقريرُ النهائيُّ الذي يشتملُ على الإنجازاتِ التي تمّتْ بعد آخرِ تقريرِ أداءٍ مُقدَّمٍ.



سردُ الأحداثِ والوقائعِ في التقريرِ

وهذه النوعيةُ من التقاريرِ لا تفيدُ الفترةَ التي أنجزتْ فيها الأعمالُ فحسب، بل يمتدُّ أثرُها لفتراتٍ طويلةٍ بعد الانتهاءِ من الأعمالِ؛ ولذلك يجبُ أن تكونَ شاملةً، فلا يفترض الكاتبُ أن قارئَ التقريرِ على علمٍ بما دارَ بالمشروعِ؛ ولذلك يجبُ أن يلتزمَ بسردِ الأحداثِ والوقائعِ بالتفصيلِ. وهذه النوعيةُ من التقاريرِ هي تاريخٌ بالنسبةِ للمؤسسةِ، وتكتبُ للاحتفاظِ بها، ويمكنُ أن يطلعَ عليها أشخاصٌ لم يكنْ لهم صلة بالعملٍ الذي تَمَّ.


كيفيةُ استخدامِ التقاريرِ

للتقاريرِ الفنيةِ استخداماتٌ عدة، بعضُها يقرأُ مرةً واحدةً والبعضُ الآخرُ يقرأُ مراتٍ ومراتٍ، بعضُها يطلعُ عليه فردٌ والبعضُ الآخرُ يطلعُ عليهِ أفرادٌ عديدون، بعضُها يستخدمُ لفترةٍ قصيرةٍ والبعضُ الآخرُ لفترةٍ طويلةٍ، بعضُها يستخدمهُ المتخصصُون والبعضُ الآخرُ يستخدمهُ الأفراُد غيرُ المتخصصِينَ.

سابعا - تحديدُ الشكلِ النهائِيِّ للتقريرِ :



تحديدُ شكلِ التقريرِ

بعد اكتمالِ عمليةِ اختيارِ وتنظيمِ المادةِ التي سَيُعدُّ منها التقريرُ سواء المادة المكتوبة أو الأشكال المساعدة، يتبقى أمامَ الكاتبِ بعد ذلكَ تحديد الشكلِ الذي سيكونُ عليه تقريرهُ، فيقومُ بوضعِ تصورٍ للمساحاتِ اللازمةِ والأقسامِ الرئيسيةِ والفرعيةِ، وإعدادِ العناوين الرئيسيةِ والفرعيةِ والتنسيقِ (أو التصميمِ) الكاملِ للتقريرِ في شكلِهِ النهائِيِّ.



التصميمُ الداخليُّ

إنَّ التصميمَ الداخليَّ الفعّالَ للتقريرِ يتطلبُ أن يكونَ الشكلُ جذابًا، وأن يؤدِّي الغرضَ منه في الوقتِ نفسِهِ، وهناك أشكالٌ عدةٌ للتصميمِ الداخليِّ للتقريرِ.



اختيارُ الشكلِ المناسبِ للتقريرِ

إن اختيارَ الشكلِ مرحلةٌ يعتمدُ فيها الكاتبُ على النمطِ السائدِ في الشركةِ والأسلوبِ المتبعِ في حالاتٍ سابقةٍ مماثلةٍ، ولكن في جميعِ الأحوالِ فإن الكاتبَ يختارُ الشكلَ:
1- الذي يوطدُ العلاقةَ بينَ القارئِ والكاتبِ.
2- الذي يضمنُ احتواءَ جميعِ أجزاءِ التقريرِ المراد إعدادُهُ.



الخلاصةُ

إذا قامَ الكاتبُ بالإعدادِ لتقريرِهِ بصورةٍ جيدةٍ أمكنَ له تحديد ما يجبُ أن يحتويه تقريرهُ، وأمكنَ له تحديد الشكلِ التنظيمِي الذي سيتخذهُ، وأمكنَ له أن يرتبَ الأشكالَ الداخليةَ والخارجيةَ. ومجملُ القولِ فقد صممَ تقريرَهُ بالطريقةِ المناسبةِ، والآن عليهِ أن ينتقلَ للمرحلةِ التاليةِ وهي كتابة التقريرِ.