الفصل السادس - مكتب السكرتارية :

الفصل السادس - مكتب السكرتارية :

ويتكون هذا الفصل من سبعة ابواب هي كالتالي :

1- الحاجة الى الادوات المكتبية

2- الاعتبارات التي تراعى عند شراء أدوات

3 - الآلات الحديثة

4- تنسيق المكتب واستغلال مساحته

5- نظافة وصيانة مكتب السكرتارية

6- الأمن والسلامة بمكتب السكرتارية

7 - رقابة الامن والسلامة






اولا - الحاجة الى الادوات المكتبية :


الحاجةُ إلى الآلاتِ


لا شكَّ أنَّ الأعمالَ المكتبيةَ أصبحتْ منَ الكثرةِ والتنوعِ والتعقيدِ بالقدرِ الذي يبررُ استخدامَ الآلاتِ المكتبيةِ الحديثةِ، ولكن في كثيرٍ منَ الأحيانِ قد تكونُ الحاجةُ لهذهِ الآلاتِ ناشئةً عن تراكمِ كثيرٍ من الأعمالِ المكتبيةِ المختلفةِ التي خلقَها الروتينُ والتعقيداتُ الإداريةُ والمكتبيةُ، التي تؤدي إلى زيادةِ العملِ دون داعٍ، ففي الحالةِ الأخيرةِ، يمكنُ تخفيضُ كميةِ العملِ المكتبيّ بمجردِ إعادةِ تنظيمِهِ وتخليصِهِ من الروتينِ والتعقيدِ، وقد يؤدي ذلك إلى زوالِ الدافعِ لاستخدامِ الآلاتِ والمعداتِ المكتبيةِ الحديثةِ.



الحاجةُ إلى آلةٍ محددةٍ


قد يحتاجُ عملٌ معينٌ إلى آلةٍ مكتبيةٍ محددةٍ، ولكن قبلَ شراءِ هذه الآلةِ، يجبُ أن نتساءلَ هل هذا العمل يستحقُ فعلاً شراءَ هذه الآلةِ؟ أو هل من الممكنِ القيامُ بالعملِ بوسائلَ أخرى بسيطةٍ وغيرِ ميكانيكيةٍ أو غيرِ آليةٍ؟ فمثلاً: يمكنُ استخدامُ الجداولِ الرياضيةِ والطرقِ المختصرةِ للقيامِ بالعملياتِ الحسابيةِ التي تقومُ بها بعضُ الآلاتِ الحاسبةِ البسيطةِ، وقد تُستخدمُ المسطرةُ الحاسبةِ في هذا المجالِ للقيامِ بهذه المهمةِ بدقةٍ وبتكلفةٍ أقلّ.




زيادةُ الطاقةِ البشريَّةِ


هناك مشكلةٌ تتعلقُ بظروفِ العملِ المكتبيِّ، فمعظمُ المكاتبِ بها قوةٌ بشريةٌ أكبرُ بكثيرٍ عن حاجةِ العملِ، وقد نرى بعضَ الموظفين يقومون بأعمالٍ تستغرقُ الكثيرَ من الوقتِ والجهدِ وكان من الممكنِ أن تؤديهَا الآلةُ بسرعةٍ أكبر، ولكن إدخالَ مثل هذه الآلاتِ قد يؤدي إلى توفيرِ أكثر من نصفِ عددِ الموظفين المكتبيين، والواقعُ أن هذا يسبب مشكلةً اجتماعيةً إنسانيةً أكثر من كونِهِ مشكلةً ماديةً، ولكن هذا لا يمنعُ من أن تكونَ هناك بعضُ الأعمالِ المكتبيةِ التي يفيدُ فيها استعمالُ الآلاتِ بالرغمِ من كثرةِ الموظفين إذا كانت هذه الآلاتُ تقومُ بالعملِ بكفاءةٍ ودقةٍ أكبر، وتساعدُ على سرعةِ الإنجازِ.


ثانيا - الاعتباراتُ التي تُراعَى عندَ شراءِ أدواتٍ مكتبية :


الحاجةُ لشراءِ الآلةِ


هناك اعتباراتٌ كثيرةٌ يجبُ مراعاتُها عند اتخاذِ المؤسسةِ لقرارِ شراءِ آلةٍ مكتبيةٍ حديثةٍ، ومن بين هذه الاعتباراتِ ما يأتي: الحاجةُ لشراءِ الآلةِ: وهذه الحاجةُ يجبُ أن تكونَ مستمرةً وليستْ موسميةً، وإذا كانتِ الآلةُ المكتبيةُ مرتفعةَ الثمنِ؛ فإنه من الضروريِّ في هذه الحالةِ أن تكونَ الحاجةُ لهذه الآلةِ كبيرةً؛ مما يبررُ المبالغَ الكبيرةَ التي سوف تنفقُ في شرائها. أما إذا كانتِ الحاجةُ لهذه الآلةِ المكتبيةِ غاليةِ الثمنِ موسميةً، فإن المؤسسةَ يمكنُ أن تلجأَ إلى استئجارِ هذه الآلةِ أو استخدامِ هذه الآلةِ المملوكةِ لمؤسساتٍ أخرى.


نوعُ وإمكاناتُ الآلةِ المراد شراؤهَا

من المهمِ أيضًا عندَ شراءِ آلةٍ أو معدةٍ مكتبيةٍ أن تتأكدَ المؤسسةُ من أنها تحصلُ على الآلةِ أو المعدّةِ المكتبيةِ ذاتِ الإمكاناتِ المناسبةِ، فلكلِّ آلةٍ إمكانات معينة عند استخدامِها وخاصةً مع تطورِ نظمِ العملِ المكتبي واستحداثِ أساليبِ عملٍ يمكنُ أن توجهَ باستخدامِ أحدثِ الآلاتِ توفيرًا للوقتِ والجهدِ والمالِ.



ثمنُ الآلةِ


إنَّ ثمنَ الآلةِ منَ الأمورِ الهامةِ التي يجبُ مراعاتُها عندَ اتخاذِ قرارِ شراءِ واقتناءِ هذه الآلةِ من جانبِ المؤسسةِ، ويجبُ أن يكونَ في استطاعةِ المؤسسةِ شراء هذه الآلةِ نقدًا أو بالتقسيطِ، مع الأخذِ في الاعتبارِ مزايا وعيوب الشراءِ بالنقدِ أو بالتقسيطِ بالنسبةِ للمؤسسةِ، فليس من المعقولِ أن تقدمَ مؤسسةٌ ما على شراءِ آلةٍ غاليةِ الثمنِ جدًّا إذا كانتِ الأحوالُ الاقتصاديةُ في المؤسسةِ لا تسمحُ بذلك.



تأثيرُ الآلةِ على الوقتِ والجهدِ


تحاولُ المؤسساتُ التي تريدُ تحقيقَ كفايةٍ إنتاجيةٍ مرتفعةٍ بالنسبةِ للأعمالِ المكتبيةِ - تحاولُ تزويدَ هؤلاءِ العاملين ببعضِ الآلاتِ والمعداتِ المكتبيةِ الحديثةِ؛ وذلك توفيرًا للجهدِ والوقتِ الذي يبذلهُ العاملون في حالةِ القيامِ بالعملِ يدويًّا دونَ استخدامٍ لمثلِ هذه الآلاتِ. وفي المؤسساتِ التي تقلُّ فيها الأيدي العاملةُ أو يرتفعُ ثمنُ استئجارِها - كما هو الحالُ في البنوكِ الآن - تلجأُ المؤسساتُ إلى استخدامِ بعضِ الآلاتِ والمعداتِ المكتبيةِ التي توفّرُ من جهدِ ووقتِ العاملين وتساعدهم على رفعِ الكفاءةِ الذاتيةِ بالنسبةِ للأعمالِ التي يقومُون بها.



عُمْرُ الآلةِ

لكلِّ آلةٍ عمرُ افتراضيٌّ، ويختلفُ هذا العمرُ الافتراضيُّ من آلةٍ إلى أخرى ومن ماركةٍ إلى أخرى، فمنَ المفترضِ أن تضعَ المؤسسةُ عمرَ الآلةِ في الاعتبارِ بجانبِ ثمنِها، فالآلةُ المكتبيةُ قد تكونُ غاليةَ الثمنِ ولكن عمرَهَا الافتراضيَّ طويلٌ بما يبررُ شراءَهَا وتفضيلَها على آلةٍ أخرى أقلّ ثمنًا ولكنها أقصرُ عمرًا. ومن المعلومِ أن عمرَ الآلةِ يتأثرُ ببعضِ عواملِ التشغيلِ كطولِ فترةِ التشغيلِ وصيانتِها واستخدامِها المناسب ومهارةِ العاملين المستخدِمين لها.



صيانةُ الآلةِ


قبلَ اتخاذِ قرارِ شراءِ واقتناءِ آلةٍ أو معدةٍ مكتبيةٍ غاليةِ الثمنِ يجبُ على المؤسسةِ التأكدُ من توافرِ فرصِ الصيانةِ بالنسبةِ لهذه الآلةِ أو المعدةِ المكتبيةِ، فمن المعروفِ أنَّ الآلاتِ والمعداتِ الحديثةَ ذاتَ الإمكاناتِ الكبيرةِ تحتاجُ إلى صيانةٍ مستمرّةٍ، وهذه الصيانةُ قد يقومُ بها عاملُون من داخل المؤسسةِ بعد تدريبِهم أو يقومُ بها عاملُون متخصصُون من المؤسسةِ التي تقومُ ببيعِ مثلِ هذه الآلاتِ والمعداتِ، وفي هذه الحالةِ الأخيرةِ يجبُ التأكدُ من أن خدمةَ الصيانةِ التي تقدمُها المؤسسةُ البائعةُ جيدةٌ ومستمرّةٌ، ويمكنُ الحصولُ عليها في أيِّ وقتٍ دونَ إبطاءٍ، وبعضُ الآلاتِ والمعداتِ المكتبيةِ أصبحتْ من التعقيدِ بحيثُ لا يمكنُ إصلاحُها أو صيانتُها إلا عن طريقِ المؤسسةِ التي تبيعهَا. ويتصلُ بموضوعِ الصيانةِ توافرُ قطعِ الغيارِ التي تحتاجُ إليها الآلةُ، فمعنى عدم توافرِ قطعِ الغيارِ أن تتعطلَ الآلةُ وتصبحَ عديمةَ القيمةِ، ومن اللازمِ أن تتأكدَ المؤسسةُ عند شراءِ آلةٍ أو معدةٍ مكتبيةٍ حديثةٍ غاليةِ الثمنِ من ضمانِ توافرِ قطعِ الغيارِ الأصليةِ لها في كلِّ الأوقاتِ وبأسعارٍ مناسبةٍ.


ثالثا - الآلاتُ الحديثةُ :



الآلاتُ والأدواتُ المكتبيةُ الحديثةُ


هناك العديدُ منَ الآلاتِ المكتبيةِ لا يتسعُ المجالُ لذكرِها جميعًا ولكن سنركزُ على أكثر هذه الأدواتِ أهميةً في إنجازِ العملِ المكتبي منها: آلةُ تثقيبِ البطاقاتِ، والآلاتُ الكاتبةُ، والحاسبُ الآليُّ، وآلةُ فتحِ الخطاباتِ، وآلةُ طيِّ الخطاباتِ، والآلةُ الحاسبةُ.. وهكذا.



آلةُ تثقيبِ البطاقات


تَستخدمُ هذه الآلاتُ بطاقاتٍ أو كروتًا ذاتَ حجمٍ متعارفٍ عليه، وهذه البطاقاتُ مثقبة بطريقةٍ معينةٍ، حيثُ تمثلُ هذه الثقوبُ بياناتٍ ومعلوماتٍ معينةً يُرادُ تسجيلُها على البطاقةِ. ويمكنُ تقسيمُ آلاتِ تثقيبِ البطاقاتِ إلى ثلاثةِ أنواعٍ رئيسيةٍ:
1- آلةُ التثقيبِ.
2- آلةُ الفرزِ والتصنيفِ.
3- آلةُ وضعِ الجداولِ.



الآلاتُ الكاتبةُ


إنَّ الآلاتِ الكاتبةَ تعتبرُ أعظمَ اكتشافٍ مساعدٍ على تطورِ أسلوبِ العملِ المكتبيّ ورفعِ كفاءةِ العاملينَ، ولقد تطوّرتِ الآلاتُ الكاتبةُ من آلاتٍ يدويةٍ وتحتاجُ إلى مجهودٍ عضليٍّ كبيرٍ إلى آلاتٍ تعملُ بالكهرباءِ وسهلة الاستخدامِ، ثم تطورتِ الآلاتُ إلى الآلاتِ الإلكترونيةِ ذاتِ الشاشةِ والذاكرةِ التي تساعدُ على اختزانِ الكتابةِ واسترجاعِها لتصحيحِ الأخطاءِ، ثم الطباعةِ بعد ذلك، ولا شكَّ أن استخدامَ الآلاتِ الكاتبةِ والتطورَ المذهلَ في هذا المجالِ يضيفُ إلى كفاءةِ السكرتيرِ، ويساعدهُ على حُسنِ أدائِهِ لواجباتِهِ خاصةً عند استخدامِ الآلاتِ الكاتبةِ ثنائيةِ اللغةِ.



آلةُ فتحِ الخطاباتِ


تُستخدمُ هذه الآلةُ لفتحِ الخطاباتِ خاصةً مع الكمياتِ الكبيرةِ؛ لتسهيلِ هذا النوعِ من العملِ وتستخدمُها إما إدارةُ البريدِ العامِّ، أو قسمُ البريدِ بالمؤسسةِ.



آلةُ طيِّ الخطاباتِ


تُستخدمُ هذه الآلةُ في طيِّ الخطاباتِ الصادرةِ بكمياتٍ كبيرةٍ، كما يمكنُ أن تسيلَ الصمغَ اللازمَ لغلقِ هذه الخطاباتِ، وتستخدمها إما إدارةُ البريدِ أو قسمُ البريدِ بالمؤسسةِ.



الآلةُ الحاسبةُ


وتُستخدمُ هذه الآلةُ للقيامِ بالعملياتِ الحسابيةِ الأربعِ: الجمعِ والطرحِ والضربِ والقسمةِ. وبها عددٌ من مفاتيحِ التشغيلِ، ويمكنُ استخدامُ بعضِ أنواعِ الآلاتِ للحصولِ على مجاميعِ ضربٍ تساعدُ على إجراءِ بعضِ العملياتِ الإحصائيةِ كالحصولِ على معاملاتِ الارتباطِ أو دلالاتِ الفرقِ بين متوسطيْن، وذلك بمجردِ التعويضِ في معادلاتٍ معينةٍ ووضعِ الأعدادِ التي يحصلُ عليها نتيجةَ استخدامِ الآلةِ الحاسبةِ.



آلةُ تسجيلِ الوقتِ


تستخدمُ هذه الآلةُ الساعةَ والكروتَ؛ وذلكَ لتسجيلِ وقتِ حضورِ وانصرافِ العاملين بالمؤسسةِ على سبيلِ المثالِ، خاصةً بالنسبةِ للمؤسساتِ ذاتِ العددِ الكبيرِ، وحيثُ يوجدُ نظامُ حضورٍ وانصرافٍ، وذلكَ عوضًا عنِ استخدامِ الدفاترِ والسجلاتِ الخاصةِ بالتوقيعِ للحضورِ والانصرافِ.



الديكتافونُ


يتصلُ عملُ جهازِ «الديكتافونِ» بالآلةِ الكاتبةِ والحاسبِ الآلي، وهو مكوّنٌ من جزأيْن يعملانِ بالكهرباءِ، الجزءُ الأولُ وهو عبارةٌ عن جهازِ تسجيلٍ يكونُ بمكتبِ المديرِ حيثُ يسجلُ المديرُ على أسطوانةٍ مرنةٍ منَ البلاستيكِ أو على شريطٍ كُلَّ ما يريدُ إملاءَهُ على سكرتيرِهِ من تعليماتٍ وخطاباتٍ وتقاريرَ وغيرِ ذلك في الوقتِ المناسبِ له، وبعد أن ينتهي المديرُ من ذلك يعطي الأسطوانةَ أو الشريطَ للسكرتيرِ الذي يضعُها في جهازِ الإملاءِ ليسمعَ هذه الأسطوانةَ أو هذا الشريطَ ويقوم بكتابتِهِ على الآلةِ الكاتبةِ أو الحاسبِ الآلِي. ويتصلُ جهازُ الإملاءِ بجهازٍ آخرَ موضوعٍ تحتَ قدمِ السكرتيرِ لاستعمالِهِ عند تحريكِ الأسطوانةِ أو إيقافِها أو إرجاعِها مرةً أخرى، وتختلفُ أجهزةُ «الديكتافونِ» من حيثُ كميةِ المعلوماتِ التي يمكنُ تسجيلُها على الشريطِ أو الأسطوانةِ المستخدمةِ. وتوجدُ أنواعٌ حديثةٌ متطورةٌ منَ الديكتافونِ نذكرُ منها الديكتافونُ الذي يستطيعُ تسجيلَ المكالماتِ التليفونيةِ وقتَ غيابِ المديرِ.



آلاتُ الاتصالِ الداخلِيّ


وتستخدمُ هذه الآلاتُ كوسيطِ اتصالٍ بين الإداراتِ والأقسامِ داخلَ المؤسسةِ، وتساعدُ على سرعةِ استدعاءِ أحدِ العاملين أو إلقاءِ بعضِ التعليماتِ عليه دونَ الحاجةِ إلى الانتقالِ لمكانِ وجودِهِ.



آلةُ تصويرِ المستنداتِ


هذه الآلةُ عبارةٌ عن جهازٍ يقومُ بتصويرِ أيِّ مستندٍ يمرُّ بداخلِها بسرعةٍ كبيرةٍ وبالأعدادِ المطلوبةِ، ولقد تطورتْ آلاتُ التصويرِ بصورةٍ كبيرةٍ حتى أصبحتْ تمثلُ وحدةَ طباعةٍ كاملةٍ، فيمكنُها التصوير على الوجهين والتوزيع والفصل وكذلك التدبيس، وهي بحقٍّ عونٌ ونفعٌ ولا غنى عنها بالنسبةِ لأيِّ مكتبٍ.



آلةُ التغليفِ والتجليدِ


هذه الآلةُ تستخدمُ لإعدادِ مجموعاتٍ كبيرةٍ منَ الأوراقِ التي يمكنُ أن تأخذَ شكلَ الكتابِ، وذلك عن طريقِ استخدامِ «الكعبِ البلاستيكِ» وتخريمِ الأوراقِ وتجليدِها، كذلك يمكنُ استخدامُ الشفافاتِ البلاستيكيةِ في التغليفِ والتجليدِ.



الحاسبُ الآلِيُّ


يقالُ إنَّ الحاسبَ الآليَّ هو الاختراعُ الثانِي من حيثُ أهميتِهِ في تاريخِ البشريةِ، فالحياةُ الآن تقومُ على استخدامِ الحاسبِ الآلي، وهو يدخلُ في جميعِ نواحي الحياةِ ويساعدُ المستخدمين على الوصولِ إلى نتائجَ ومعلوماتٍ ذاتِ أهميةٍ في أسرع وقتٍ، وتوجدُ أنواعٌ كثيرةٌ من الحواسبِ الآليةِ، والأكثرُ انتشارًا هي الحاسباتُ الشخصيةُ، كما يوجدُ العديدُ من حزمِ البرامجِ الجاهزةِ باللغتيْن العربيةِ والإنجليزيةِ التي تساعدُ المستخدمينَ في أدائِهم لأعمالِهم وتعطي نتائجَ فعّالةً.



جهازُ البريدِ المصورِ أو (الفاكسِ)


من أحدثِ الاختراعاتِ التي تساعدُ على نقلِ صورةٍ من المستنداتِ المراد إرسالُها إلى أيِّ مكانٍ بالعالَمِ في ثوانٍ معدودةٍ باستخدامِ آلةِ الهاتفِ كوسيطٍ، وهذا الاختراعُ وفّرَ كثيرًا من المالِ والوقتِ بالنسبةِ للمستخدمينَ وأدَّى إلى زيادةِ كفاءةِ الاتصالِ بين المؤسساتِ في جميعِ أنحاءِ العالَمِ.



أجهزةُ العرضِ والمناظراتِ


أجهزةٌ حديثةٌ تُمكّنُ المستخدمين من التحدثِ إلى أفرادٍ آخرِينَ (كالاجتماعاتِ مثلاً) ورؤيتِهم على شاشاتِ العرضِ في الوقتِ نفسِهِ دونَ الحاجةِ إلى السفرِ، وذلك عن طريقِ المحطاتِ الفضائيةِ والأقمارِ الصناعيةِ. وبجانبِ هذه الآلاتِ يوجدُ الهاتفُ وما له من أهميةٍ كُبْرَى لعملِ السكرتيرِ.


رابعا - تنسيقُ المكتبِ واستقلالُ مساحتِهِ :



أهدافُ المبنَى الجديدِ للمكتبِ

يتحددُ مكانُ المكتبِ ويتأثرُ بمدى ارتباطِ العملِ الذي يؤديهِ هذا المكتبُ بالجمهورِ أو بالمؤسساتِ والمصالحِ الأخرى كالبنوكِ وغيرِها. ويجبُ في حالةِ التفكيرِ في بناءٍ جديدٍ للمكتبِ أن يحققَ هذا المبنى الأهدافَ الآتيةَ:
1- تسهيلُ أداءِ العملِ: لذلك يجبُ عدمُ التركيزِ على النواحِي الجماليةِ للمبنَى فقطْ، بل يجبُ التركيزُ على الجانبِ الوظيفِيّ لهذَا المبنَى.
2- تحقيقُ راحةِ العاملين؛ نظرًا لارتباطِ ذلك بالروحِ المعنويةِ للعاملينَ وبإنتاجيتِهِم ويساعدُ على أداءٍ أفضل.
3- تركُ الأثرِ المناسبِ في نفوسِ الزائرين والمتعاملين مع المكتبِ.
4- المرونةُ التي تسمحُ بالتوسعِ في المستقبلِ لمواجهةِ مختلفِ التوسعاتِ والاحتياجاتِ المقبلةِ.
5- تناسبُ تكاليفِ إقامةِ مبنًى مع الفائدةِ التي تُجنى من وراء إقامتِهِ.




الحصولُ على مساحةٍ كافيةٍ للمكتبِ

يحدثُ أن تضيقَ المساحةُ المخصصةُ للمكتبِ فلا تستطيعُ مواجهةَ الاحتياجاتِ المتزايدةِ الجديدةِ وخاصةً مع كبرِ حجمِ الأعمالِ، ويمكنُ حلُّ هذه المشكلة عن طريقِ إقامةِ بناءٍ جديدٍ، ولكن قد لا تكون هناك أرضٌ فضاء تسمحُ بإقامةِ هذا المبنى، ويمكنُ أن يواجهَ المكتبُ هذه الاحتياجاتِ المتزايدةَ وهذه التوسعاتِ عن طريقِ ما يلي:
1- تحسينُ تصميمِ المكتبِ.
2- إعادةُ توزيعِ الأثاثِ والأدواتِ والآلاتِ في المكتبِ.
3- استبعادُ الخطواتِ غيرِ اللازمةِ وغيرِ الضروريةِ في العملِ.
4- التخلصُ من الأوراقِ والسجلاتِ غيرِ الفعّالةِ وغيرِ المطلوبةِ.
5- استخدامُ أثاثٍ أصغر حجمًا.
6- استخدامُ آلاتٍ حديثةٍ توفّرُ المساحةَ المطلوبةَ.
7- كذلك يمكنُ مواجهةُ احتياجِ المكتبِ إلى مساحةٍ جديدةٍ عن طريقِ تأجيرِ مبنًى إضافِيٍّ إذا توفّرَ مثل هذا المبنى، ولكنَّ التأجيرَ قد لا يكونُ عمليةً اقتصاديةً على المدى الطويلِ، وأسلوبُ التأجيرِ قد يكون مقبولاً في حالةِ ما إذا وجدَ المبنى المناسبُ والمقامُ فعلاً والذي يمكنُ تأجيرُهُ أو في حالةِ ما إذا كانَ المبنى المطلوبُ لا يمكنُ الانتظارُ لوقتٍ طويلٍ لحينِ إقامةِ مبنًى جديدٍ بدلاً منهُ.
8- وقد يكونُ منَ الأفضلِ منَ الناحيةِ الاقتصاديةِ في بعضِ الأحيانِ شراءُ المبنَى الجديدِ المطلوب إضافتُهُ إذا كان مثل هذا المبنى معروضًا للبيعِ خاصةً إذا كان هذا المبنى يحتملُ استخدامُهُ لعددٍ كبيرٍ من السنواتِ المقبلةِ.



تصميمُ المكتبِ


تأتي بعدَ تحديدِ مكانِ المكتبِ ومبانيه مشكلةُ ترتيبِ الأثاثِ والأدواتِ والآلاتِ المكتبيةِ في إطارِ المساحةِ المخصصةِ للمكتبِ. وهذا يطلقُ عليه تصميم المكتبِ، والذي يصبحُ أكثرَ فاعليةً إذا رُوعي عند عمليةِ إقامةِ مبنًى جديدٍ للمكتبِ. فيمكنُ حينئذٍ تحديد المساحاتِ المطلوبةِ للأثاثِ والأدواتِ المكتبيةِ وغيرِها ووضعِها في الاعتبارِ عند وضعِ رسوماتِ المبنى الجديدِ.



أهدافُ تخطيطِ وتصميمِ المكتبِ

الأهدافُ المراد تحقيقُها من وراء تخطيطِ وتصميمِ مبنَى المكتبِ عادةً ما تكونُ واحدةً سواء كان مبنَى المكتبِ جديدًا أو كان مساحةً محدودةً لم تخططْ أصلاً على أن تكون مكتبًا. ويَستهدفُ تخطيطُ وتصميمُ مبنَى المكتبِ تحقيقَ الأهدافِ العامّةِ الآتيةِ:
1- انسيابُ العملِ بسهولةٍ وفاعليةٍ.
2- تهيئةُ الاتساعِ المناسبِ وتحقيقُ حسنِ استخدامِهِ.
3- توفيرُ راحةِ الموظفينَ ورضاهم.
4- سهولةُ الملاحظةِ والإشرافِ.
5- تركُ الأثرِ الطيبِ لدى العملاءِ والزوارِ.
6- توفيرُ المرونةِ الكافيةِ لمواجهةِ الاحتياجاتِ المختلفةِ.



عدمُ ملاءمةِ المكانِ الحالي

وقد يرجعُ عدمُ الملاءمةِ إلى سوءِ التنظيمِ الحالي لإمكاناتِ الأماكنِ المتاحةِ؛ مما يستوجبُ النظرَ في تعديلِ التنظيمِ الحالي، وقد يكونُ سببُ عدمِ الملاءمةِ راجعًا إلى عدمِ كفايةِ المكانِ المخصصِ للمكتبِ وعدمِ اتساعِهِ بالقدرِ اللازمِ، الأمر الذي يتطلبُ التقدمَ للإدارةِ باقتراحِ تخصيصِ مكانٍ إضافِيٍّ. وبالإضافةِ إلى ذلك فإن كلَّ مكتبٍ ينبغي أن يتبعَ خطةً لإعادةِ النظرِ في تصميمِ مبنَى المكتبِ من حينٍ إلى آخر. ومنَ الأهميةِ القيامُ بإعادةِ النظرِ في تصميمِ المكتبِ كلَّ سنتيْن أو ثلاثِ سنواتٍ على أكثر تقديرٍ؛ حتى يمكنَ إجراءُ التعديلاتِ اللازمةِ التي تتماشى مع تغيرِ وتطوّرِ أسلوبِ العملِ واحتياجاتِهِ.



أخطاءٌ شائعةٌ في تصميمِ المكتبِ

هناك أخطاءٌ شائعةٌ تحدثُ عند تخطيطِ وتصميمِ المكتبِ، ومن هذه الأخطاءِ:
1- الاتجاه نحو التمسكِ بالتصميمِ القديمِ حتى ولو تغيرتْ متطلباتُ العملِ وظروفُهُ أوِ انتقلَ المكتبُ كليةً إلى مبنًى جديدٍ أو مكانٍ آخرَ.
2- الاتجاه نحو تخطيطِ المكتبِ بصورةٍ يغلبُ عليها صفةُ الدوامِ وذلكَ بإقامةِ حوائطَ مبنيةٍ ضخمةٍ ثابتةٍ تفصلُ أقسامَ المكتبِ بعضها عن بعضٍ؛ ويكون من نتيجةِ ذلك صعوبةُ إجراءِ تعديلاتٍ حتى ولوكان هناك ما يبررُها.
3- الاتجاه نحو منحِ بعضِ المديرين ذوي النفوذِ القويّ مساحاتٍ لإداراتِهِم وأقسامِهِم التي يشرفُون عليها أكبر مما يمنحُ للإداراتِ والأقسامِ الأخرَى.

خامسا - نظافةُ وصيانةُ مكتبِ السكرتاريةِ :



النظافةُ


تعتبرُ النظافةُ من العواملِ الهامةِ التي يجبُ العنايةُ بها في المكتبِ باستمرارٍ حتى يكونَ مظهرُهُ جيدًا ونظيفًا على الدوامِ لما للعنايةِ بها من أثرٍ مطمئنٍ في نفوسِ العاملين على صحتِهِم ورفعِ من روحِهِمُ المعنوية ومدعاةٍ للمفاخرةِ بها. وتساعدُ على الراحةِ النفسيةِ الكاملةِ فتزيدُ وقايتُهم من الأمراضِ أو الأوبئةِ التي تنتشرُ بالجوِّ؛ مما يجعلُ الظروفَ المحيطةَ مناسبةً للعملِ بشكلٍ أكثر يسرًا وراحةً ويؤدي إلى زيادةِ إنتاجيتِهِم. فنظافةُ المكانِ عنوانٌ له أمامَ الزوارِ والمراجعين وأحدُ العواملِ التي تكوِّنُ انطباعًا عن جهةِ العملِ، والمكانُ النظيفُ بطبعِهِ يجعلُ الأفرادَ يقدّرُونَ الجهدَ المبذولَ فيه فيساعدُون من جانبِهم على استمرارِ نظافتِهِ وعدمِ اتساخِهِ، والعكسُ صحيحٌ فالأقذارُ لا تحفزُ في الأفرادِ بذلَ جهدٍ لنظافةِ المكانِ وتؤثرُ في حضورِ الأفرادِ وهروبِهِم من مكانِ العملِ أو استمرارِهِم في إنجازِ العملِ ببطءٍ إلى جانبِ عدمِ وضوحِ الأدواتِ أوِ الرؤيةِ بشكلٍ دقيقٍ في مكانِ العملِ لما يعلوها من أتربةٍ.



كيفيةُ الاعتناءِ بالنظافةِ


وحتى نعتني بنظافةِ المكتبِ لا بُدَّ من:
1- توفرِ عمّالٍ مدربينَ على عملياتِ النظافةِ في المكتبِ لتنظيفِهِ يوميًّا بعدَ انتهاءِ فتراتِ العملِ.
2- إجراءِ نظافةٍ شاملةٍ وتفصيليةٍ لجميعِ أجزاءِ ومكوناتِ المكتبِ كلّ فترةٍ.
3- توفيرِ الأدواتِ والموادِ المطهرةِ اللازمةِ للقيامِ بهذه العملياتِ.
4- توفيرِ سلالٍ للأوراقِ في الأركانِ وفي الطرقاتِ والممراتِ وبجوارِ كلِّ مكتبٍ وجمعِ الأوراقِ التالفةِ في نهايةِ كلِّ يومٍ وحرقِها أو إعدامِها بالوسائلِ الآليةِ.



التخلصُ منَ النفاياتِ


ونشيرُ هنا إلى أنه كلّما كانتِ الأسطحُ المستخدمةُ في مكانِ العملِ ملساء ودونَ أيِّ تعقيداتٍ أوِ انحناءاتٍ في التكوينِ؛ فإن عملياتِ النظافةِ تكون أسهل وأدق؛ لأنها تمكنُ من الوصولِ إلى كلِّ جزءٍ في هذهِ الأسطحِ والأدواتِ. كما يجبُ توفيرُ مماسحَ للأحذيةِ في مداخل المبنى لتنظيفِها من الأقذارِ وتقليلِ تسربِها إلى داخل المبنى قدر الإمكانِ. وبصفةٍ عامةٍ يجبُ التخلصُ من النفاياتِ المختلفةِ في نهايةِ كلِّ يومٍ حتى لا يؤثر ذلك في نظافةِ المكتبِ ويزحمه بأشياءَ لا لزومَ لها، بل قد تعرقلُ عملَ اليومِ التالي إذا تراكماتْ وقد يصدرُ عن بعضِها روائحُ غيرُ محببةٍ. ويجبُ توفيرُ أماكنِ النظافةِ الشخصيةِ مثل دوراتِ المياهِ وأحواضِ الغسيلِ التي تمكّنُ العاملين من نظافتِهِم الشخصيةِ وبأعدادٍ مناسبةٍ وفي كلِّ دورٍ، أي قريبة من أماكنِ تجمعِهم إلى جانبِ توفيرِ المياهِ والصابونِ والمناشفِ والعنايةِ التامةِ بنظافةِ هذه الأماكنِ.



الصحةُ


نتيجةً لتجمعِ أفرادٍ عديدين في مكانِ عملٍ واحدٍ فلا بد من توفيرِ الإجراءاتِ الصحيةِ المناسبةِ التي تضمنُ حمايتَهُم من أيِّ أمراضٍ تنتجُ عن هذهِ التجمعاتِ، فمثلاً يزيدُ انتشارُ أمراضِ الأنفلونزا والبردِ في الشتاءِ وبعضِ الأمراضِ المعديةِ في الصيفِ نتيجةَ تكاثرِ الذبابِ والحشراتِ وغيرِها وقد تتعرّضُ المدينةُ كلّهَا أو المنطقةُ المحيطةُ لانتشارِ الأوبئةِ. كل ذلك وغيره مما يحتم ضرورةَ العنايةِ الكاملةِ بالإجراءاتِ الصحيةِ اللازمةِ مثل:

1- توفيرُ مياهِ الشربِ النقيةِ.
2- مكافحةُ جميعِ الحشراتِ التي تصيبُ الأوراقَ والأخشابَ وتهاجمُ المكاتبَ أوِ المخازنَ.
3- العنايةُ التامةُ بإجراءاتِ النظافةِ في المكتبِ ودوراتِ المياهِ وأحواضِ الغسيلِ.
4- الحرصُ على تهويةِ المكانِ وتجديدِ الهواءِ الطلقِ على فتراتٍ إن لم يكن باستمرارٍ.



التلوثُ

ونقصدُ به زيادة نسبةِ العواملِ والموادِ الضارّةِ بجسمِ أو نفسيةِ العاملِ على البيئةِ المحيطةِ به، ولخطورةِ هذا الموضوعِ وخاصةً مع تزايدِ استعمالِ مواد غير صحيةٍ ومنتشرةٍ في أماكنِ العملِ؛ فقدِ اهتمّتِ الدولُ ببحوثِ التلوثِ في البيئةِ ونشرِ النتائجِ والإرشاداتِ والتحذيراتِ، ولتوضيحِ الأخطارِ الناجمةِ عن استمرارِ تلك المخاطرِ وفيما يتعلقُ بالبيئةِ فإن التلوثَ الخارجيَّ مسئوليةُ المجتمعِ المحيطِ وتشاركُ المؤسسةُ في مكافحتِهِ، غير أنَّ التلوثَ الدخليَّ مسئولية مباشرة للمؤسسةِ يجبُ العنايةُ به للمحافظةِ على صحةِ العاملين وعلى سلامةِ الموادِ والموجوداتِ، فيجبُ التدقيقُ في نوعيةِ الأثاثِ والتجهيزاتِ الأخرَى للتأكدِ من أنها لا تحتوي في تصنيعِها على مواد سامةٍ أو ضارةٍ بالعاملين خاصةً وأن كثيرًا من المؤسساتِ الإنتاجيةِ تستعملُ خاماتٍ من مخلفاتِ الموادِ البتروليةِ أو الموادِ الكيماويةِ أو التي تتفاعلُ تفاعلاتٍ ضارةً بصحةِ العاملينَ، فقد ثبتَ أنَّ بعضَ أنواعِ الطوبِ المستخدمِ في البناءِ والأحجارِ الصناعيةِ تسببُ الحساسيةَ والأمراضَ الجلديةَ والسرطانَ، وكذلك بعض موادِ عزلِ البناءِ تسببُ الهزالَ والصداعَ الدائمَ إلى جانبِ مرضِ السرطانِ وعلى غرارِ ذلك أنواع من البساطِ الصناعِي ومنتجاتِ البلاستيكِ التي تستعملُ في صناعةِ الأبوابِ والنوافذِ وورقِ الحائطِ وأنواعِ الخشبِ المضغوطِ.



صيانةُ المكتبِ


إنَّ صيانةَ الأدواتِ المكتبيةِ عنصرٌ أساسيٌّ لإطالةِ عمرِها الافتراضِي وللحصولِ على نتائجَ جيدةٍ من ورائِها، والصيانةُ عملٌ يمكنُ أن يقومَ به كلُّ فردٍ في المؤسسةِ ولا يحتاجُ إلى مجهودٍ كبيرٍ إذا كانت تتمّ باستمرارٍ وذلك بخلافِ الصيانةِ الدوريةِ لإدارةِ الصيانةِ بالمؤسسةِ. والسكرتيرُ في مكتبهِ لا يطلبُ منه أكثر من المحافظةِ على الآلاتِ والأدواتِ المكتبيةِ ويتمُّ ذلكَ بصيانتِها. وهذه الصيانةُ تتطلبُ استخدامَ الأقمشةِ النظيفةِ والمنظفاتِ الضروريةِ للمحافظةِ على الآلاتِ والأدواتِ، ويمكنُ للسكرتيرِ أن يوجهَ أحدَ العاملين على النظافةِ اليوميةِ للمكتبِ للقيامِ بها في صباحِ كلّ يومِ عملٍ قبلَ حضورِهِ أو في وجودِهِ شخصيًّا للتأكدِ من أنّها تَمّتْ بالفعلِ؛ مما يساعدهُ على القيامِ بأعبائِهِ الأخرى بكفاءةٍ، وفي الوقتِ نفسِهِ المحافظة على أدواتِهِ وآلاتِهِ منَ التلفِ والفسادِ.

سادسا - الأمنُ والسلامةُ بمكتبِ السكرتاريةِ :



مشكلاتُ الأمنِ

على الرغمِ من عدمِ تعرضِ أفرادِ السكرتاريةِ والمديرين والإفرادِ العاملين بالمؤسسةِ لمشكلاتٍ جادةٍ تتعلقُ بالأمنِ الصناعي كتعرضِهِم لمخاطرِ الآلاتِ فإن مشكلاتِ الأمنِ والسلامةِ قد تتواجدُ بالمكتبِ باستمرارٍ بين المكاتبِ وكبائنِ حفظِ الملفاتِ والأدواتِ والمعداتِ المكتبيةِ، فالحوادثُ الداخليةُ بالمكتبِ والتي قد تحدثُ بصفةٍ مستمرةٍ تتضمنُ الانزلاقَ أو الوقوعَ على سبيلِ المثال. وهذه النوعيةُ من الحوادثِ تمثلُ 50% من حوادثِ المكاتبِ. ومن أسبابِ ذلك: الاستخدامُ غيرُ السليمِ أو الخاطئُ للآلاتِ، فغالبًا ما يتركُ السكرتيرُ الآلةَ في وضعِ التشغيلِ طوالَ اليومِ؛ مما قد ينتجُ عنه مشكلاتٌ وأخطارٌ تتعلقُ بالكهرباءِ وبتشغيلِ الآلةِ ذاتِها.



انهيارُ أجزاءٍ منَ المبنَى


إذا كانَ المبنَى قديمًا فمنَ المحتملِ سقوطُ أجزاءٍ منه في أيِّ وقتٍ؛ وبالتالي تتجهُ المؤسساتُ إلى أعمالِ صيانةِ المباني حتى تحافظَ عليها لمدةٍ أطول وتحافظَ على أرواحِ موظفيها وتعطيهم الثقةَ والاطمئنانَ، كما أن المبنى السليمَ أو الجديدَ يُشعرُ العاملين والمتعاملين بالراحةِ النفسيةِ ويبعدُ عنهم التفكيرَ في أمورٍ لا تتعلقُ بصميمِ أعمالِهم بدرجةٍ كبيرةٍ. وقوعُ أجسامٍ من على المكتبِ أو من علىكبائنِ الحفظِ؛ وذلك نتيجةَ عدمِ وضعِها بالطريقةِ الصحيحةِ أو تكديسِ الأشياءِ فوقَ بعضِها البعض بطريقةٍ خاطئةٍ؛ مما يعرضهَا للوقوعِ في أيِّ وقتٍ، وهنا يأتي دورُ السكرتيرِ؛ لأن من واجبهِ المحافظةُ على الشكلِ الجمالي لمكتبِهِ وأدواتِهِ، كما أن من واجبِهِ وضعُ الأدواتِ بطريقةٍ صحيحةٍ سواء بحفظِها في كبائنِ الحفظِ أو الملفاتِ دونَ أن يتركَها فوقَ الأرففِ عرضةً للسقوطِ سواء عليه شخصيًّا أو على المترددين على المكتبِ.




الكهرباءُ


توجدُ مشكلاتٌ تتعلقُ بالكهرباءِ، ولعدمِ الاهتمامِ بضرورةِ أن تكونَ جميعُ أسلاكِ الكهرباءِ مغلفةً، وفي حالةِ تركِها مكشوفةً في العراءِ أو بين ممراتِ المكاتبِ يتعرّضُ كلُّ مَن بالمكتبِ للخطرِ، فمن واجبِ السكرتيرِ أن يهتمَّ ويتأكدَ من سلامةِ جميعِ وصلاتِ الكهرباءِ لأجهزةِ المكتبِ وأن يعملَ على توفيرِ السلامةِ للعاملينَ والمتعاملينَ.




مشكلاتٌ خاصةٌ بالإضاءةِ


أما المشكلاتُ الخارجيةُ التي يمكنُ أن يتعرّضَ لها المكتبُ فتتضمنُ: مشكلاتٍ خاصةً بالإضاءةِ: فقد تكونُ الإضاءةُ غيرَ كافيةٍ أو قد تكونُ الإضاءةُ أكثر مما يجبُ، وفي الحالتين يتأثرُ مَن بالمكتبِ وتزدادُ الشكوى من الإضاءةِ وتأثيرِها على تركيزِ الأفرادِ وإنتاجيتِهِم، وفي المؤسساتِ الكبيرةِ أو حتى الصغيرةِ يمكنُ التحكمُ بسهولةٍ في كميةِ ودرجةِ الإضاءةِ نتيجةَ استخدامِ المؤسساتِ لأنظمةِ إضاءةٍ حديثةٍ يمكنُ تعديلُها بسهولةٍ، ويتم ذلكَ عن طريقِ العاملِ المسئولِ، وعلى السكرتيرِ التنبيهُ على ذلك متى ظهرتْ مشكلةُ الإضاءةِ في أحدِ المكاتبِ التي تقعُ تحتَ إشرافِهِ.




جدرانُ الحائطِ بها فتحاتٌ


وهذا يسمحُ بوجودِ حشراتٍ طائرةٍ أو زاحفةٍ ويؤدي إلى الإحساسِ بعدمِ الراحةِ والاطمئنانِ، ومن واجبِ إدارةِ الصيانةِ مراجعة المبنى مرةً على الأقلِّ كلّ عامٍ، ويتمُّ ذلك في الفتراتِ التي يقلُّ فيها تواجدُ الموظفين بمكاتبِهم كالإجازاتِ السنويةِ والعطلاتِ الرسميةِ. ولكن إذا دعتِ الحاجةُ أن تتمَّ الصيانةُ بشكلٍ مُلحٍ وفوريٍّ فلا مانعَ من ذلك؛ لأن في ذلك محافظة على الأرواحِ وإعطاء شعورٍ بالاطمئنانِ للعاملين والمتعاملين، ومن واجبِ السكرتيرِ أن ينبهَ مديرهُ وأن يقومَ بإبلاغِ إدارةِ الصيانةِ بالمؤسسةِ في حالِ وجودِ مثل هذه الأخطارِ حتى يمكنَ الإسراعُ بعلاجِها.




عدمُ سلامةِ أماكنِ الانتظارِ


وهذا يعني أن تكونَ أماكنُ الانتظارِ غيرَ مجهزةٍ لراحةِ المتعاملين أو أن تكونَ غيرَ كافيةٍ أو أن يكونَ المكانُ غيرَ نظيفٍ، والعبءُ هنا يقعُ على عاتقِ السكرتيرِ الذي من واجبِهِ التأكد من سلامةِ حجرةِ الانتظارِ الخاصّةِ بإدراتِهِ وعليهِ التنبيه على العاملين لاتخاذِ اللازمِ بشأنِ المحافظةِ على غرفةِ الانتظارِ في صورةٍ مشرفةٍ.


سابعا - رقابةُ الأمنِ والسّلامة :



رقابةُ الأمنِ والسلامة

إنَّ خلقَ مُناخٍ متجانسٍ بين الإدارةِ والموظفين يعتبرُ الركيزةَ الأساسيةَ والإجراءَ السليمَ لتوفيرِ مناخٍ آمنٍ بالمنشأةِ. ونتيجةً لتفهمِ الموظفين لأدوارِهم والمطلوب منهم في حالةِ وجودِ مشكلةٍ يمكنُ التغلبُ على مشكلاتِ الأمنِ والسلامةِ سواء البسيطة منها أو المعقدة، كذلك يمكنُ وضعُ نظامٍ فعّالٍ لمراقبتِها والتحكمُ فيها. فالأمانُ بالنسبةِ للمساحةِ التي يشغلُها الموقعُ أو المؤسسةُ يتطلبُ توافرَ عددٍ منَ العناصرِ تساعدُ على راحةِ الموظفين وتمكنهم من إنجازِ أعمالِهِم بالطريقةِ الصحيحةِ. وهذه العناصرُ هي:
1- إضاءةٌ جيدةٌ.
2- ممراتٌ وسلالمُ سليمةٌ.
3- نظامٌ كهربائيٌّ سليمٌ ووصلاتٌ كهربائيةٌ في الأماكنِ المناسبةِ لها.
4- مساحةٌ مكتبيةٌ مناسبةٌ لأداءِ العملِ المطلوب بكفاءةٍ.
5- عدمُ وجودِ عوائقَ لا تساعدُ على إتمامِ الأعمالِ بسهولةٍ كوجودِ بسطٍ متهالكةٍ تؤدي إلى تعرقلِ العاملين بها في غدوهم ورواحهم.




الأمنُ المكتبيُّ


يتطلبُ الأمنُ المكتبيُّ أن يراعي السكرتيرُ أو مديرُ المكتبِ ملاءمةَ كبائنِ الحفظِ والأدراجِ وطريقةِ استخدامِها بالنسبةِ لمساحةِ المكتبٍ وأسلوبِ العملِ، فمن غيرِ المعقولِ أن توضعَ كبائنُ الحفظِ على سبيلِ المثالِ خلفَ البابِ أو أن تفتحَ الأدراجُ باتجاه سيرِ الأفرادِ وليس للداخلِ في المساحةِ الخاليةِ أو أنَّ تكدسَ الأدواتِ والملفاتِ فوقَ كبائنِ الحفظِ وهو منظرٌ مألوفٌ في أغلبِ المؤسساتِ؛ مما يساعدُ على وقوعِها وإصابةِ مَن في المكتبِ.




الأمنُ الشخصيُّ للسكرتيرِ


قد يقومُ بأعمالِ السكرتاريةِ امرأةٌ وهنا لا بد من وجودِ أمنٍ شخصيٍّ لها والذي يتطلبُ منها عنايةً بنفسِها، فلا يعقلُ أن ترتدي السكرتيرةُ أحذيةً ذاتَ كعبٍ عالٍ يعرضهَا للسقوطِ في حالةِ السير بسرعةٍ، كما أن الملابسَ الضيقةَ أو القصيرةَ لا تساعدُ السكرتيرةَ على الإحساسِ بالراحةِ خلالَ يومِ العملِ وتجعلها دائمةَ التفكيرِ في كلِّ خطوةٍ تخطوها تحسبًا لأيِّ موقفٍ غيرِ مناسبٍ، أما أسلوبُ تصفيفِ الشعرِ أو لبس حليٍ كثيرةٍ أو طول أظافر اليدِ بطريقةٍ لافته للنظرِ فكلها أمورٌ لا تساعدُ السكرتيرةَ على القيامِ بعملِها بصورةٍ مناسبةٍ وتسببُ لها كثيرًا من المشكلاتِ هي في غنى عنها إذا ما التزمتِ المعقولَ في ملبسِها ومظهرِها وإذا أدركتْ أن يومَ العملِ يحتاجُ لملابسَ بسيطةٍ مريحةٍ تساعدُ على عدمِ التفكيرِ فيها بدرجةٍ كبيرةٍ وتساعدها على التركيزِ في عملِها دونَ سواه.



توفيرُ الطاقةِ المكتبيةِ

من المشكلاتِ ذاتِ الأهميةِ القصوى بالنسبةِ لكافةِ المديرين: كيفية الإقلالِ من استخدامِ الطاقةِ وخفضِ تكاليفِها بالمكتبِ؛ ولذلك على المديرين دراسة احتياجاتِ برامجِ حمايةِ الطاقةِ بالنسبةِ للمؤسسةِ التي يعملُون بها وكيفية تطويرِها.




برنامجُ إدارةِ الطاقةِ

1- أنْ تقومَ الإدارةُ العليا بتعيينِ مديرٍ للطاقةِ أو منسقٍ لها والذي يرأسُ بدورِهِ لجنةَ مراقبةِ الطاقةِ بالمنشأةِ. وهذه المجموعةُ يجبُ أن تتفهمَ احتياجاتِ المنشأةِ منَ الطاقةِ، وبعد ذلك تقومُ بتخصيصِ فردٍ في كلِّ إدارةٍ يحاسبُ على استخدامِ مواردِ الطاقةِ بالنسبةِ لقسمِهِ وهذا الفرد بالتأكيدِ ما هو إلا المدير الإداري (في حالةِ المؤسساتِ الكبرى).
2- المراجعةُ الدوريةُ للطاقةِ للتأكدِ من حجمِ الطاقةِ المستخدمِ فعلاً من قبلِ الإداراتِ واحتياجاتِ المستقبلِ، والهدفُ من ذلك هو خفضُ الاختلافِ بين الطاقةِ المستخدمةِ فعلاً وما تحتاجهُ المنشأة في المستقبلِ ومحاولةُ ترشيدِ استخدامها. 3- أهدافُ حمايةِ الطاقةِ: فالهدفُ الأساسيُّ سيتوقفُ على ظروفِ الأفرادِ العاملين بالمؤسسةِ كمُناخ العملِ، والتغييرِ في مستوياتِ الإنتاجِ، والكثافةِ. ومهما اختلفَ الهدفُ فيجبُ أن يكونَ مُحددًا ويمكنُ قياسُهُ في نهايةِ فترةٍ زمنيةٍ محددةٍ. ويجبُ على الموظفينَ بالمنشأةِ أن يدركوا الحاجةَ إلى توفيرِ الطاقةِ لخفضِ تكاليفِها.





هندسةُ المباني

يقدّرُ مهندسو البيئةِ أن ربعَ الطاقةِ التي تمدُّ المبانِي على الأقلِّ تفقدُ نتيجةَ الاستخدامِ الخاطئِ والتوصيلاتِ غيرِ المناسبةِ لمبادئَ سيئةٍ، وللتغلبِ على هذه المشكلةِ يجبُ توصيلُ الطاقةِ بطريقةٍ سليمةٍ. كذلك انتقال الموظفين من طابقٍ إلى آخرَ في المباني الشاهقةِ الارتفاعِ يؤدي إلى استنفادِ جهدٍ كبيرٍ - هذا النوعُ من الجهدِ يمكنُ الحفاظُ عليه من خلال التوسعِ الأفقي بالحدِّ من استخدامِ النوافذِ المرتفعةِ ووضعِ ستائرَ على النوافذِ تمنعُ انعكاسَ الحرارةِ. وبعدَ أخذِ هذه النقاط في الاعتبارِ يمكنُ استخدامُ أجهزةِ الحاسبِ الآلي لحسابِ كميةِ الإضاءةِ والحرارةِ والبرودةِ اللازمةِ لمكتبٍ ما.




الحفاظُ عَلَى الضوءِ

يعتقدُ مهندسو الإضاءةِ أنَّ الإضاءةَ تستخدمُ بطريقةٍ غيرِ سليمةٍ بالمكاتبِ؛ مما يؤدِّي إلى زيادةِ تكاليفِها. ويمكنُ خفضُ تكاليفِ الإضاءةِ باتباعِ الإجراءاتِ التاليةِ:
1- تصميمُ نظامٍ جيدٍ للإضاءةِ.
2- توفيرُ الصيانةِ الدوريةِ عن طريقِ الإبقاءِ على معداتِ الإضاءةِ نظيفةً وبحالةٍ جيدةٍ، فيجبُ تغييرُ المصابيحِ القديمةِ بصفةٍ منتظمةٍ.
3- عدمُ إضاءةِ الآلاتِ عندما لا تدعو الحاجةُ إلى ذلك. كذلك يؤخذُ في الحسبانِ اعتباراتُ الأمنِ والسلامةِ بالمنشأةِ.
4- استخدامُ ضوءِ النهارِ كلما أمكنَ ذلك عن طريقِ الاستخدامِ الأمثلِ للنوافذِ.
5- دهانُ الحوائطِ بألوانٍ زاهيةٍ لتخفيضِ كميةِ الضوءِ المستخدمةِ والاستفادة من الضوءِ الطبيعِيّ.




الحفاظُ على الحرارةِ

يوجدُ العديدُ من الإجراءاتِ التي تساعدُ على الاستخدامِ الأمثلِ للحرارةِ والمحافظةِ عليها وخفضِ تكاليفِها:
1- ضرورةُ أن يعملَ نظامُ التدفئةِ بكفاءةٍ عن طريقِ التنظيفِ الدورِيِّ والتهويةِ اللازمةِ.
2- الاستخدامُ الأمثلُ للطاقةِ البشريةِ.
3- استخدامُ مُنظِّماتٍ (أو ترمستات) لها درجاتٌ منخفضةٌ خلالَ فصلِ الشتاءِ، وتشجيعُ الموظفين على ارتداءِ ملابسَ ثقيلةٍ لتحميهم من بردِ الشتاءِ.
4- الإقلالُ من تدفئةِ الممراتِ والأماكنِ المفتوحةِ والأماكنِ العامةِ. الحفاظُ على البرودةِ: كثيرٌ من الإجراءاتِ التي تتبعُ للحفاظِ على الحرارةِ يمكنُ أن تطبقَ في مجالِ الحفاظِ على البرودةِ.